Procedimientso contables

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se puede establecer procedimientos contablespara el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios
• Ventas de productos
• Fabricación de productos
• Registro de estimaciones
• Destrucción de inventarios,

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Los procedimientos nocontables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

• Procedimiento para cambiar datos de un cuentacorrientista.
• Procedimiento para contratación de empleados
• .Procedimiento para cambio de horario laborable
• Procedimiento para tramitar reclamos de clientesAhora bien, es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no afectan los registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista.
Por lo general, este análisis puede ser enfocado a través de las siguientes preguntas:

o ¿Quién realiza la actividad?
o ¿En qué tiempo la realiza?
o ¿Cuál es el costo de la actividad?
o¿Existen redundancias en el proceso?
o ¿Dónde se puede reducir tiempo ocioso?
o ¿Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?
o ¿Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles, traban o crean cuellos de botella?

El objetivo final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de informaciónpara evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las políticas y normas de la empresa.

Es de hacer notar que el criterio que rige para los primeros se basa en los estados financieros, el cual es el más recomendable para clasificarlos.

El objetivo de documentar los procedimientos, es el comunicar a los integrantes de la organización el trabajo que debenrealizar y cómo lo deben llevar a cabo.

En el siguiente grafico se muestra una secuencia de pasos para la documentación de los procedimientos contables y no contables.

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MEMORÁNDUMS

Los memorándums ampliamente utilizados en las empresas son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene lacostumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum, lo cual es una práctica errónea. El texto del memorándum debe expresar en forma corta la pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándum

INSTRUCTIVOS

Los instructivos son documentos que norman en forma detallada, la forma enque se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aún cuando son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales y específicos. Un ejemplo típico de este tipo de instrumentos están representados por los instructivos para las tomas físicas de inventarios. En este caso, el objetivo de su elaboración, esestablecer los pasos que deberán seguir todos los involucrados en el procedimiento de toma física de los inventarios.

CIRCULARES

Las circulares son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual. Su utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado. En el caso de entidades gubernamentales,...
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