Procedmiento

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PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
* AUDITOR * DE CAMPO
2010
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO *DE UN * AUDITOR* * DE CAMPO
* U*bica*r * el primer punto de la ruta consignada para dicho *día*.
*Se ubica exactamente la primera dirección a* auditar consignada en la ficha de auditoria.
Registrar las características del domicilio a visitar (color, numero de pisos,material y color de la puerta, buzón, timbre, y ventana si los hubiera) colocando la hora de inicio de la auditoria
*Comparar los datos del cargo de mensajería con los observados por el auditor, para obtener una primera conclusión (la* conclusión es previa al marcado de congruencia de la ficha de auditoria, ya que es solo para tenerla en cuenta*,* salvo en el caso de ausentes).3.1 Se procede a tocar la puerta, el timbre, intercomunicador o la puerta.
En el caso de no encontrar ninguna persona en el domicilio se procederá a marcar en el cuadro de congruencia (cargo correcto o incorrecto) dependiendo es resultado de haber comparado los datos del cargo de mensajería con los observados por el auditor solo con referencia a las características de la fachada deldomicilio.
*En el caso de ausentes se validará* la información encontrada en el cargo:
Caso 1 Características del domicilio no concuerdan con las observadas por el auditor
Caso 2 Características de domicilio concuerdan con las observadas por el auditor.
4.- *En el caso de ser atendido se continúa* con el proceso de auditoria tomando en cuenta la forma de atención que brindael entrevistado.
4.1 Cuando el entrevistado atienda detrás de la puerta, ventana, o intercomunicador, se saludara de manera clara
4.2 Si el entrevistado atendiese de forma directa se precederá a saludarlo estrechándole la mano de la manera mas cordial, buscando con esto crear un clima de confianza y proyectar una buena imagen de nuestros clientes (Pacifico Seguros, BCP, etc.) tratando siemprede cumplir con las expectativas de los mismos (acontinuación texto para el inicio de la auditoria).
*“BUENOS DIAS*, MI NOMBRE ES ……………………………, SOY DE LA EMPRESA EXACT Y VENGO POR ENCARGO DE* (PACIFICO, BCP, ETC)* ……………………… PARA REALIZAR UNA AUDITORIA AL SERVICIO DE MENSAJERIA.”
5.- Se procede a identificarnos mostrando nuestra carta de presentación o fotochek según sea el caso.
“PARAPODER INICIAR LA AUDITORIA CUMPLO CON MOSTRARLE MI IDENTIFICACION LA CUAL ME ACREDITA PARA PODER REALIZAR ESTE TRABAJO”
6.- Comenzar a explicar de manera clara y precisa el motivo de nuestra visita (a continuación texto explicando motivo principal de nuestra visita)
*“COMO LE EXPLICABA EL MOTIVO DE MI VISITA ES PARA VERIFICAR EL TRABAJO QUE REALIZA LA MENSAJERIA EN CUANTO A LA ENTREGA DEDOCUMENTOS (FACTURAS, BOLETAS, ESTADOS DE CUENTA, POLIZAS. ETC) EN ESTE DOMICILIO PARA EL Sr. …………………………, Y ASI CORROBORAR* LOS DATOS *DEL CARGO DE MENSAJERIA CON LOS QUE *U*D*. NOS PROPORCIONE”.
(A continuación se procederá a mostrarle el cargo para la respectiva auditoria y en base a las respuestas se ira determinando la veracidad de los datos del cargo y el estado de entrega del documento)
6.1En caso que la entrevista sea vía telefónica, intercomunicador, ventana o detrás de la puerta se buscara obtener el máximo de información con la persona entrevistada, dado que no se puede mostrar el físico del cargo.
7.- Habiendo observado las características del domicilio en un primer momento y luego de haber conversado con el entrevistado se podrá realizar un análisis sobre el estado deentrega del documento con la información brindada. Posteriormente se procederá al llenado de la ficha de auditoria.
8.- *Una vez terminado el proceso de auditoria del documento, indicar al entrevistado cual es la forma adecuada de* la mensajería *para* entregar los documentos en el domicilio.
(A continuación texto en el que se indica al entrevistado el procedimiento de entrega de documentos en...