PROCEMIENTO DE CORRESPONDENCIA

1. OBJETIVO

Controlar la entrada y salida de la correspondencia con el fin de llevar registro de todas las gestiones que se realizan en la Escuela Superior de Ciencias Empresariales ECIEM, demanera centralizada y normalizada prestando servicios de recepción, radicación y distribución de los documentos.

2. ALCANCE

Aplica para todos los funcionarios de ECIEM.

3. DEFINICIONES

3.1Para el presente procedimiento se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:

Recepción: Es la encargada de asignar los consecutivos para las comunicaciones internas y externas emitidas porlos funcionarios de ECIEM.

Gestión Documental - GD: es el área encargada de la administración documental de ECIEM, que debe garantizar la recuperación y consulta de la información contenida en losdocumentos.

Correspondencia Interna: son los documentos generados y gestionados entre procesos para resolver trámites de ECIEM.

Correspondencia Externa: son los documentos que se envían y/oreciben de los clientes, proveedores y partes interesadas.

4. NORMAS

4.1 Es responsabilidad de los funcionarios entregar las copias de las comunicaciones internas y externas que generen, en un plazono mayor a tres días hábiles, para dejar constancia del historial de las actividades de ECIEM.

4.2 Es responsabilidad de los colaboradores organizar y conservar adecuadamente los documentosgenerados o recibidos en desarrollo de sus actividades diarias.

4.3 Es responsabilidad de los directores definir los accesos a los documentos, con el fin definir los criterios de seguridad de lainformación y confidencialidad para gestionar adecuadamente los préstamos documentales.

4.4 CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA

4.4.1 Es responsabilidad de cada funcionario elaborar y registrar todas lascomunicaciones internas y/o externas con la recepcionista quien asignara el consecutivo de la comunicación.

4.4.2 Es responsabilidad de los funcionarios entregar las copias de las comunicaciones...