proceso administrativo de la organización de eventos

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
No podemos hablar de ejecutar un evento sino tenemos en cuenta aspectos como el marketing y el servicio al cliente. Pues como su nombre lo dice, la relación con el cliente para las empresas que no solo quieren sobrevivir sino sobresalir en el mercado, es una característica fundamental.
Es por esta razón y en uso de una de las mejoresherramientas de comunicación; como lo son los eventos, se habla de varias etapas en el desarrollo de este tipo de actividades administrativas que ayudan a desarrollar nuestro nivel de gestión y las habilidades gerenciales y del detalle que tenemos.
LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA PARA LAS RELACIONES PÙBLICAS: Frecuentemente en las organizaciones de un considerable volumen de funciones y servicios, lasrelaciones públicas son un trabajo, que amén de que requiere una cuota de responsabilidad en todos sus trabajadores, su concepción, ejecución y control se realiza por especialistas profesionales de la comunicación. En su gestión, no solo han de desarrollar acciones puntuales sino que, han de desplegar herramientas profesionales articuladas en diversos acontecimientos permanentes y tambiéncoyunturales que les permiten aprovechar oportunamente momentos importantes de sus públicos objetivos con gran probabilidad de eficacia y persuasión. Si tomamos como referencia el plan de comunicaciones, vemos como para dar cumplimiento a los objetivos de trabajo tenemos que desarrollar una conjunto de acciones dirigidas a los públicos, tales como atenciones personalizadas, evaluar estados de opinión,comunicar mensajes en los medios masivos, medias ante situaciones de crisis, supervisiones, asesorías y otras. Un indispensable grupo de acciones requiere de valerse de otros instrumentos para promover intercambios interpersonales de grupos de organizaciones o de grandes públicos, con objetivos muy predeterminados para la organización. Son ellos los eventos El término evento, si lo tomamosetimológicamente designa a los ...”acontecimientos, hechos imprevistos y eventuales, que ocurren al azar, lejos de cualquier planificación”....(1) El diccionario Español de Sinónimos y Antónimos, toma como términos similares a: acontecimiento, accidente, lance, incidente, o suceso (2). Sin embargo en los diccionarios anglófonos, bajo el término de evento, se considera sucesos especialmente importantes; algoque sucede, una ocasión social o una actividad, el aspecto de una acción legal determinada finalmente; suceso notable; contigencia eventualidad, los torneos disputas y contiendas de los programas deportivos, entre otras acepciones. Definitivamente la actividad de la comunicación social ha creado una definición de eventos para establecer una designación de competencia profesional, orientada asatisfacer necesidades en un tiempo breve de intercambio comunicativo entre públicos distintos, en unos casos especializados, en otros o no, y también entre especialistas y públicos indeterminados, pero con intereses comunes o complementarios
Para organizar un evento, es necesario tener en cuenta que se requiere de una adecuada preparación desde la PLANEACIÓN, la eficiente asignación de roles desdela ORGANIZACIÓN, es de gran trascendencia el liderazgo y participación de todo el equipo organizador en la ejecución desde la DIRECCIÓN y para verificar el cumplimiento de los objetivos planteados no debe olvidarse los aspectos a tener en cuenta desde el CONTROL.
ETAPAS DEL EVENTO
PROCESO ADMINISTRATIVO
PRE-EVENTO
Planeación
Organización
EVENTO
Dirección
POST-EVENTO
Control(PRE-EVENTO) / PLANEACIÒN
Se caracteriza por determinar el curso de las acciones a seguir en tiempo y espacio teniendo en cuenta las posibles vías de financiamiento. Deben ser considerados tres de los principios básicos de toda planeación:
· Principio de precisión. Toda planeación debe ser precisa y detallada, acciones concretas.
· Principio de flexibilidad. Toda planeación debe dejar margen de...