proceso de compras

TEMA 2:
EL PROCESO DE COMPRAS
INTRODUCCIÓN
Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tengaéxito o fracaso.
En esta unidad estudiaremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto más idóneo en cada momento.
2.1. EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
 Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antesde que surja la necesidad.
 Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
 Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
 Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas lasofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
 Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
 Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden sernegociables.
 Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
 Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado atiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el procesode compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.
2.1.1. TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materialespara transformar o artículos para la venta.
La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tiposde mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras quese hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas...