Programa de auditoria de compras

Riesgos
• Sistema de autorización / aprobación inadecuado de los documentos de compras.
• No se utiliza el poder de los proveedores globales.
• No se realizan análisis sistemático del potencial de ahorros de costos.
• Falta de actuación del proveedor respecto a las acciones correctivas para asegurar la calidad, cantidad, fecha de entrega, precio, etc.
• Inadecuada evaluación y seleccióndel proveedor.
• Disminución de ganancias por excesos en el inventario o entregas inadecuadas de proveedores, que resultan en pérdidas de ventas por falta de material.
• Cambios en la demanda que no fueron comunicados en tiempo y forma a los compradores.

Procesos de Auditoría Sugeridos

• En la mayoría de las compañías, la actividad adquisitiva tiene responsabilidad en un porcentajesignificativo de los costos operativos totales de la compañía, frecuentemente más del cincuenta por ciento. Todavía, los departamentos de compra de las Empresas tienen políticas pobremente definidas y controles inefectivos.
Objetivos:
• Las compras de los materiales, partes, herramientas y suministros deben estar de acuerdo con la calidad requerida.
• Asegurar la capacidad adecuada del proveedor paralograr un adecuado suministro y entrega de los materiales solicitados.
• Para obtener el costo más bajo consistente con los requisitos de calidad y entrega permitir a los proveedores eficaces que retengan una ganancia justa.
• Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores.
• Trabajar estrechamente con los otros componentes de la organización para mejorar el producto y reducirlos costos.
• Proporcionar a los otros departamentos, los cuales requieren servicios para las decisiones, la planificación financiera, el control o la planificación de la producción.
Normas de actuación aceptables
1. Todas las funciones de compras importantes deben ser asignadas claramente a personas identificadas.
2. Los ejecutivos de la Dirección deben revisar y aprobar las estrategias decompra de la Compañía.
3. Las estrategias de compra de la Compañía deben estar adecuadamente medidas y debidamente estratificadas.
4. Se deben documentar las metas y los objetivos relacionándolos con los indicadores claves de gestión y se debe establecer un responsable para realizar el proceso de revisión.
5. Los procedimientos documentados deben incluir todos los aspectos de la función de compra.6. Comunicar al personal cuales son las metas y objetivos del departamento, como por ejemplo la reducción de costos o la mejora en las relaciones con los proveedores.
7. Todas las compras son manejadas por el Departamento de Compras y realizadas a través de formularios de compra firmados por un adecuado nivel de supervisión.
8. Existen medidas para evaluar el costo de adquisición de losproveedores.
9. Existe un programa continuo de análisis de valor.
10. Existen seguros de todo riesgo para cubrir contratos de compras repetitivas.
11. Realizar un eficaz seguimiento de embarques para asegurar la recepción de materiales, suministros y equipos en la fecha acordada.
12. Realizar controles de actuación del proveedor en términos de entrega, calidad y servicio.
13. Deben existirrelaciones de control de servicios con los Departamentos encargados de recepcionar el servicio contratado.
14. Deben existir archivos adecuados y exactos para apoyar todas las compras.
A. Controles Generales de Compras
1. Describir la función de compra a través de un narrativo o diagrama de flujo y realice el “walkthroughs” cuando sea necesario.
2. Identificar los responsables de compras y sus áreasrespectivas de responsabilidad. Determinar si un programa de rotación de áreas existe, es válido y los tiempos de cambios son apropiados.
3. Determinar si el área de Compras es la responsable de realizar la selección del proveedor.
4. Repasar la asignación de ruta o flujo de la factura del proveedor para asegurar que la Sección de Compras no recibe el documento de la factura directamente del...