Propuesta para implementar estrategias que permitan el mejoramiento del manejo y la seguridad de los archivos de la empresa laminaire s.a. 2.009

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PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS QUE PERMITAN EL MEJORAMIENTO DEL MANEJO Y LA SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS DE LA EMPRESA LAMINAIRE S.A. 2.009

KATERINE RACINES TONCEL

ASESOR
DUBER CASTRILLON

POLITECNICO MAYOR
PROGRAMA GESTION CONTABLE Y FINANCIERA
MEDELLIN
(PERIODO I - 2008)
Nota de aceptación:____________________________________________________________

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Firma del presidente del jurado

Firma del jurado___________________________________

Firma del jurado

Medellín, 11 de Mayo de 2009

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios por darme la oportunidad de estudiar esta técnica, a mi familia por ser siempre incondicional, por enseñarme tantas cosas que hoy soy. En especial a Elkin mi esposo por esa ayuda y apoyo fundamentales para el desarrollo deeste trabajo y durante toda mi vida.

Agradezco al personal administrativo de LAMINAIRE S.A. por su colaboración en todo momento, pero muy especialmente a Damaris Urrego Jefe de Gestión Humana por su confianza.

A Duber Castrillón mi asesor en este proyecto por sus enseñanzas y oportunas orientaciones.

Y a todas aquellas personas que de una u otra manera hicieron un aporte a este trabajo.CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 11

JUSTIFICACION 13

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14
1.1 OBJETIVO GENERAL 15
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 15

2. METODOLOGIA 16
2.1 TIPO DE ESTUDIO 16
2.1.1 Estudio descriptivo 16
2.1.2 Población Muestral 16
2.1.3 Instrumento 16

3. LAMINAIRE RESEÑA HISTORICA 17

4.MISION 18

5. VISION 19

6. VALORES CORPORATIVOS 20

7. ORGANIGRAMA 21

8. MASCOTA DE LAMINAIRE 22

9. EL ARCHIVO UNA FUENTE DE INFORMACION PARA DAR RESPUESTAS INMEDIATAS 23

10. FIGURA DONDE SE OBSERVA VISUALMENTE TODOS LOS
EFECTOS DE UNA CAUSA 24
10.1 ELEMENTOS QUE SON UTILIZADOS EN LOS ARCHIVOS 25

11. MATRIZ DOFA DE LAORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA LAMINAIRE S.A. 26
11.1 ANALISIS DE LA MATRIZ DOFA 27
11.2 DESCRIPCION DEL HALLAZGO 28
11.2.1 No hay normas de archivo ni de clasificación 28
11.2.2 Acción correctiva 28
11.2.3 Propuesta 28
11.2.4 Descripción de las metas 29
11.2.5 Estrategias 29
11.3 UNIDAD DE MEDIA DE LAS METAS 31
11.3.1 Descripción delhallazgo 31
11.3.2 Acción correctica 31
11.3.3 Propuesta 32
11.3.4 Descripción del hallazgo 32
11.3.6 Propuesta 32
11.3.7 Descripción del hallazgo 33

12. EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL
CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS 35
12.1 CONFORMACION DE LOS GRUPOS DE DOCUMENTOS 37
12.2 SELECCIÓN DOCUMENTAL 40
12.3CONSERVACION 40
12.4 DOCUMENTACIÓN A DESCARTAR 41
12.5 ORGANIZACION FISICA DEL ARCHIVO 44
12.6 TRASLADO DOCUMENTAL 46
12.7 PLANILLA DE REMISION DE LOS DOCUMENTOS 48

13. ENTREVISTA DE SATISFACCION 51
13.1 CONCEPTOS GENERALES DEL PERSONAL ENTREVISTADO 52
13.1.2 Causas de la falta de organización 52
13.1.3 Opinión a cerca del sitio (Archivo Muerto) 52
13.2 AGILIDADEN EL PROCESO DE BUSQUEDA DE INFORMACION
Y SUGERENCIAS PARA EL MEJORAMIENTO DE ESTE 54
13.3 MEDIDAS QUE TOMARIAN PARA GARANTIZAR LA
CONSERVACION DE SUS DOCUMENTOS 54
13.4 CUALES SERIAN LAS MEJORES INVERSIONES EN ARCHIVO 55
13.5 OPINIONES RESPECTO A LA METODOLOGIA DE ARCHIVOS 55
UTILIZADA

RESUMEN 56

CONCLUSIONES 57

BIBILI OGRAFIA 58

LISTA DE ANEXOS...
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