Protocolo Empresarial. Códigos, Manuales Y Normas De Empresa

1. ¿Cuál es la importancia de los siguientes aspectos:

- Confirmación de invitados
La confirmación de los invitados es fundamental. Es muy importante tener bien localizados e identificados a los que deben ser los invitados a nuestro acto. De la calidad de los invitados y su relevancia en el sector depende en buena medida la calidad de nuestros eventos. Serán en buena parte lo que haráatractivo nuestro acto para motivar a los asistentes a registrarse.


- Personalidades
Las personalidades invitadas dan relevancia al acto, y lo ponen en el mapa de los medios de comunicación. No es lo mismo un acto de una institución privada al que no asiste ninguna figura pública que uno al que asisten personalidades representativas de la cultura, política…
Con su asistencia podemos generarexpectativas a los medios de comunicación. Si los medios no acuden y cubren nuestro evento no habrá servido para nada, habrá sido una mala gestión de la estrategia de RRPP.

- Página web del congreso
La página web es la ventana a través de la que los futuros asistentes tendrán acceso a la información del congreso y de todas las actividades que se desarrollen. Asimismo debe ser un referente para lasolución de temas logísticos (alojamiento, transporte…) pero siempre facilitando algún contacto adicional en caso de que surjan preguntas o cuestiones.
Deberá ir acorde con la imagen y la identidad del evento y la empresa, dentro de una estrategia de comunicación unitaria y global.


- Bases de datos
Son nuestra herramienta fundamental para tener todos los datos de las personas que asistan,personalidades, invitados y ponentes. Una buena gestión de la base de datos y mantenerla actualizada siempre, nos permitirá gestionar todos los aspectos que afecten a nuestro público, hacer recordatorios, saber si alguien tiene algún requerimiento especial. Todo el equipo deberá mantener actualizado y consultar la base de datos antes de emprender ninguna acción en particular.

- AcreditacionesEn primer lugar garantizan el acceso al evento y pueden ser diferentes según el perfil y así permitir a los miembros de la organización distinguir si son asistentes, invitados, ponentes, patrocinadores…y poder dar un trato personalizado.
Además permite que los participantes se identifiquen entre sí, muchos de los asistentes llevarán una lista de las personas a las que quieren conocerpersonalmente y la acreditación facilita enormemente la identificación y el networking entre los asistentes.
Es muy importante (y esto está relacionado con la base de datos) que todo está actualizado y correctamente escrito, un fallo en el nombre o en el cargo en la base de datos, acarreará un fallo en la acreditación, poniendo en una situación incómoda al asistente que además tendrá la percepción de que nose ha puesto el suficiente cuidado en la organización. Estos pequeños fallos son los que merman la imagen de un evento. Es el típico detalle al que nadie le da importancia cuando está bien, pero del que todo el mundo se acuerda si detecta alguna falta.

- Mesa presidencial
Uno de los elementos más importantes del acto. Habrá que definir que tipo de presidencia hay (única o compartida) yconfigurar la mesa con arreglo a esto. La mesa presidencial le da solemnidad al acto. Si va a haber personalidades en el evento se cederá la presidencia a éstas, para poner de manifiesto su autoridad.




- Disposición de las mesas
Es importante tener en cuenta las dimensiones del salón y sus elementos. En el caso que nos ocupa el plano indica que la sala tiene columnas que complican laubicación de las mesas. Lo idea es que desde la Presidencia se vean todas las mesas, pero dependerá de la arquitectura del sitio. Es clave que cada persona sepa donde tiene que sentarse, para lo cual lo idóneo es colocar un plano indicando el número de mesa y los nombres de los integrantes, y además en cada sitio de la mesa poner los nombres de cada ocupante intentando respetar la alternancia de...