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LA DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GRUPO FORIS[1] .
Asociación de Archiveros de Castilla y León.

0. Introducción.

El valor de los archivos se encuentra en la información de los documentos que custodian y en el servicio que ofrecen a todos sus usuarios comunicando esos documentos. Este servicio que debemos reconocer es cada vez más eficaz, pasa por una correctadescripción que permita la recuperación precisa de los documentos demandados.

La descripción archivística está atravesando un momento de cambio, de los instrumentos de descripción tradicionales estamos pasando a representaciones automatizadas a distintos niveles, normalizadas a nivel universal. La creación de las normas ISAD (G), e ISAAR (CPF) ha marcado un hito en las pautas descriptivas, aunqueestas normas aún se encuentran en sus albores y están sujetas a interpretaciones y cambios sucesivos.

El glosario que acompaña a la norma ISAD (G)[2] entiende por descripción archivística “la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la captura, análisis, organización y registro e la información que sirve paraidentificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y sistemas que los ha producido”, aplicándose también el término “para describir los resultados de este proceso”. Así, según la interpretación realizada en el Manual de Descripción Multinivel[3], la descripción se corresponde con la actividad consistente en representar de forma estructurada los materialesarchivísticos. Este proceso descriptivo, según la citada norma[4], tiene como objetivos:
1. garantizar la creación de descripciones coherentes, apropiadas y explícitas
2. facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo
3. posibilitar el compartir los datos de autoridad
4. hacer posible la integración, en un sistema unificado de información, dedescripciones procedentes de distintos lugares.

La ISAD (G), con bases teóricamente aceptadas como el principio de procedencia[5], propugna la descripción multinivel, un modelo para describir un fondo y sus partes en varios niveles jerárquicos relacionados entre sí[6]. La información descriptiva se organiza en siete áreas[7], estructuradas en veintiséis elementos descriptivos de los quesolamente seis son obligatorios (código de referencia, título, productor, fecha(s), extensión de la unidad de descripción y nivel de descripción).

En principio la ISAD (G) es una norma de carácter general para la descripción de los fondos documentales o archivísticos y de las unidades en que se dividen. Pudiendo aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico[8], sinembargo se aprecia en ella una cierta ambigüedad, seguramente motivada por su falta de desarrollo y su adecuación para la descripción de soportes convencionales no contemplando aspectos que afectan a documentos que podríamos denominar especiales por su soporte u otra característica.[9] Estos aspectos han sido contemplados en otras normas anteriores que sirven de base a la norma internacional[10] comolas RDA Canadienses que en su Capítulo 5º tratan de la descripción de los documentos arquitectónicos, fílmicos, sonoros e informáticos.

La Comisión Ad Hoc del Consejo Internacional de Archivos que redactó la norma ISAD (G), se plantea a principios de los años 90 la elaboración de normas especificas para responder a las necesidades descriptivas de los documentos archivísticos consideradosespeciales[11]. La solución final de la Comisión fue la de dejar en manos de “otros Comités especialistas del CIA, y otras entidades internacionales normas especificas para documentos sonoros, imágenes fijas y en movimiento, archivos electrónicos etc.”[12]

En nuestro caso hemos elegido los documentos electrónicos para el estudio de la adecuación de la norma a un determinado tipo de soporte....
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