Proyecto De Sistematizacion

INTRODUCCION


Con éste proyecto se pretende agilizar el trámite de entrega de expedientes para la solicitud de crédito en la compra de una casa en la Inmobiliaria Eclipse. Actualmente el trámite es muy repetitivo ya que se utilizan formularios en los que se llena la misma información hasta cuatro veces y lo que se quiere lograr es poner en práctica el nuevo sistema que se describe acontinuación es integrar esta información en un solo documento que el cliente pueda dejar firmado de una vez y se pueda tener en un 80% el expediente completo, solamente pendiente de adjuntar papelería específica del trabajo del cliente.
Esto permite liberar a las personas encargadas de esta actividad; en este caso vendedores, supervisores de proyecto y personas de créditos para poder aprovechar sutiempo en otras actividades de provecho para su desempeño diario, ya que actualmente el 75% del tiempo se le dedica a la información de expedientes y soluciones de los mismos.
Este proyecto es de suma productividad para la organización que es una empresa en constante crecimiento, la cual tiene metas de crecimiento hasta de 5 veces del tamaño actual para los próximos 4 años y si en este momento no seautomatiza el proceso de entrega de expedientes va a ser un gran impedimento para lograr dicho crecimiento.
Estamos seguros que el proyecto va a funcionar sin problemas y servirá como un medio eficaz, eficiente y reformado para este proceso. Y al mismo tiempo logrará que las personas que lo utilicen se sientan motivadas para el mejor desempeño de sus actividades diarias.


A. Marco generalde referencia.
A.1 Reseña histórica de la empresa.

La Inmobiliaria Eclipse se fundó hace 15 años y comenzó con una pequeña lotificación. Después empezó a trabajar con otras Constructoras asociadas hasta que logro independizarse y trabajar sus propios proyectos de construcción, mantenimiento y administración de proyectos inmobiliarios.
En los últimos diez años hemos crecido en un 90% denuestra capacidad instalada generando empleo, y mejores ingresos para nuestros trabajadores, sin embargo en el aspecto tecnológico nos quedamos rezagados por lo que actualmente estamos cambiando todos nuestros sistemas de computación para tener una organización moderna, sólida y competitiva a nivel nacional.

A.2 Definición del departamento a automatizar (mobiliario, equipo, materiales y recursohumano).
• Departamento:
El departamento que se automatizará es el de ventas. En este departamento se concentran todas las operaciones referentes a las ventas de las casas, entre los procesos se incluye desde la captura de cliente hasta el cierre final de la venta y entrega de la residencia.


Recurso Humano
• Gerente de Ventas
• Secretaria
• Supervisores deproyectos
• Vendedores
Mobiliario y equipo:
• 19 Escritorios
• 1 mesa grande ovalada y 8 sillas para sala de reuniones
• 1 refrigeradora.
• 1 microondas.
• 1 Pizarra


Inventario de equipo:
• 16 computadoras portátiles individuales
• 3 computadoras de escritorio
• 1 fotocopiadora
• 1 impresora láser
• 1 proyector
• 19teléfonos de escritorio
• 19 teléfonos celulares










Tareas administrativas del departamento (funciones cotidianas).


Gerente de Ventas
1. Informar al Gerente General del avance de los proyectos
2. Consolidar información para la preparación de informes
3. Visitar los proyectos de ventas de casas una vez por semana
4. Buscar alternativas definanciamiento
5. Motivar al personal
6. Preparar reuniones con su equipo dos veces por semana


Secretaria
1. Atender llamadas de clientes y enviarlas al equipo de ventas
2. Realizar cartas, memos, etc., solicitadas por el Departamento
3. Organizar la agenda del Gerente
4. Organizar la correspondencia del departamento de ventas
5. Asistir al gerente en...