Puertos

Trabajo de:
Archivo





Docente:
William Elvis Correa.



Alumna:
Divis Martínez Vásquez.
Secretariado Ejecutivo
Segundo semestre.



Noviembre.



CDSApartado Antioquia:



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2012









Sección documental
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata. Ejemplos: Alcaldía, GerenciaMunicipal, Secretaría General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc.

* Tipo documental
Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:

* TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta,el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.

* TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc.

* Serie documental
Es el conjunto de documentos que tienecaracterísticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc.

* Archivo DE GESTIÓN
Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo laresponsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez más
Cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se
Acumula en las oficinas.

* ARCHIVO INTERMEDIO
A él se remite la documentación procedentede los diferentes Archivos Centrales o la que se encuentre en el Archivo Central General, pasados 15 años desde su ingreso.
* ARCHIVO HISTORICO
Los Archivos Históricos son instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística. Los archivos estatales seerigen en los registros administrativos de las actividades institucionales y sociales de una determinada comunidad, reflejando aspectos significativos de su evolución y transformándolos en fuente directa de legitimidad. El conocimiento histórico y social de los pueblos se vuelve un imperativo necesario, donde las fuentes documentales se constituyen en portadoras de huellas y vestigios del pasado.|
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* FOLIO
Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeración individual recibe el nombre de folio. Luego, todos los formularios 22 y 29 están foliados, es decir cada uno de ellos esta individualizado con un número llamado folio. |
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Foliación-------------------------------------------------

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad...