que es y como se forma un expediente





Actuación administrativa: recepción de los documentos, conformación del expediente, su armado, el mantenimiento de su integridad, y aspectos de como debe registrarse la actuación Administrativa.-



COMO ARMAMOS UN EXPEDIENTE





1-RECEPCIÓN DE NOTAS Y/O SOLICITUDES

2- REGISTRACIÓN Y/O CARATULACION, TRAMITACIÓN EN EXP

3- ARMADO DE EXPEDIENTES

4- FOLIADO DE LOSEXPEDIENTES

5- FOLIADO DE ACTUACIONES EN DONDE SE INCORPORAN DOCUMENTOS, INFORMES ETC., A UN EXPEDIENTE YA FORMADO

6- FOLIADO E INCORPORACIÓN DE UN DOCUMENTO, ACOMPAÑADO POR DOCUMENTOS ADJUNTOS, A UN EXPEDIENTE YA FORMADO

7- REGISTRACIÓN DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

8- DONDE SE REGISTRA UNA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA

9- COMO SE ADJUNTAN O DESGLOSAN LOS EXPEDIENTE




1RECEPCIÓN DE NOTAS Y/O SOLICITUDES:

Es importante que la persona que recibe una nota y/o solicitud, realice una lectura aunque sea rápida, de la misma, a efectos de poder detectar, si se mencionan documentos acompañándola, y que estos sean entregados con ella.

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REGISTRACIÓN Y/O CARATULADO


Es importante que cuando se proceda a la registración de la solicitud la persona que larealice, en el resumen, que va a identificarla, haga un extracto lo más breve posible y sustancial de lo que refiere la nota. En dicho resumen deben incluirse datos, como nombre del servicio solicitante y/o personas involucradas, si las hubiera. Esto es importante que se respete porque nos ayudará a todos a realizar el rastreo futuro de las solicitudes, ante cualquier consulta ya sea por servicio,interesados y/o involucrados.
También resulta importante no usar abreviaturas y poner en el resumen, entre paréntesis, cualquier otro número que puede identificarlo, como número de expediente en otro sistema, o de otra institución, Nro. de oficio etc.

Por otra parte cuando se realiza una búsqueda puede surgir que su resultado sean varios expedientes por lo tanto se puede identificar mejor, elexpediente que queremos, si los datos están en el resumen.

Otra cosa que hay que tener en cuenta es que al asignarle la tramitación correspondiente esta se establezca por escrito en el expediente (PROVIDENCIA DE TRAMITE), y se firme, más allá de cualquier indicación que se establezca en el campo de observaciones del EXPEDIENTE.

En cuanto a la rutas de trámites que se plantean se considera queestamos hablando del mejor caso es decir el solicitante realiza su pedido con toda la documentación adecuada a él , entonces los pasos explicitados son los que se detallan .Esto no quiere decir que todos nos tengamos que referir exactamente a ello. Es decir durante la tramitación pueden surgir desviaciones a la tramitación
planteada, puede que alguien entienda que se debe ampliar los fundamentos, oque sean necesarios otros informes , entonces en esos casos deberemos abandonar la ruta y adecuarla a tal circunstancia.



Lo que tenemos que tener claro es que si el expediente tiene que salir del área en que se encuentra (Departamento y/o Dirección), debe ser firmado por un Director. Luego el tramitador / a del mismo será quien expedirá el remito y procederá a remitir el expediente a susdestino final.-

Como vemos todas estas son alternativas válidas que nos pueden ayudar a entender ciertas tramitaciones, y las más importante entiendo que debería ser la consulta a nuestros superiores y / o otros compañeros.-


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ARMADO DE LOS EXPEDIENTES

Para armar un expediente es importante que se respete el orden como se establece en la fig.: 1, es decir primero la carátula, luegolos adjuntos ( en lo posible , si los adjuntos tiene fechas, ordenados por fecha ) y por último la nota que presenta la solicitud :

Fig.: 1)





DEFINICIONES:

Nota: Es el escrito o documento que se presenta ante el Organismo por parte del interesado, plateando alguna problemática o solicitud.-

Adjuntos : Son todos aquellos documentos que se presentan con la nota y que aporta el...