Redaccion administrativa

EL ACTA
El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.
El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede serpara la expedición de resoluciones, envío de circulares, oficios, etc.
Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o casi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que lasrepresentan.
Clases
Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o porquien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, suspensión o rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.
Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucióncon fines de ratificación o promoción interna; en la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspección administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugaresdevastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas entidades preparan formularios odan lineamientos para redactar este documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que esta obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento enpresencia de los demás.
Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto.
Partes del Acta de Trabajo:
El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:
Titulo (tipifica el acta)
Texto
Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en elacta.
"con copia"
Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
Membrete
Código
Anexo
OBSERVACIONES
a) Si el acta de trabajo comprende varias páginas, las personas firmantes deben adoptar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas, resoluciones, contratos, etc. que comprenden también varias páginas.
b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o porotra razón, se deben complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adición dolosa de algún dato o texto posteriormente.
c) La persona ajena a la institución que firma el acta como testigo o parte interesada, al momento de firmar coloca él numero de su DNI y coloca su domicilio.
Acta de Sesión.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han...