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 EL ACTA
Este documento tiene como objetivo dejar constancia de lo acontecido, de los acuerdos o discrepancias a los que se han llegado en reuniones, sesiones, juntas o asambleas.
El actasupone un documento muy utilizado en muchas profesiones, no obstante, el profesional del secretariado deberá conocer la relevancia de este documento, el formato adecuado del mismo, sus reglas, etc. yaque a menudo, asistirá a reuniones de trabajo o juntas donde tenga que redactar un acta para dejar constancia de los puntos allí tratados.
Características que debe reunir un acta
Un acta deberá puedecontener los siguientes apartados:
Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el nombre de ésta.
Nombre yapellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quiénes no.
Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente).
Orden del día a tratar. En él seindicarán los puntos a tratar tratando de que éstos se relacionen por orden de tratamiento.
Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se podrán indicar aquellos aspectos o puntosen los que no se ha podido establecer un acuerdo.
Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes conderecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son laspersonas que votan personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio de la autorización correspondiente.
Cierre y firmas del presidente o director y delsecretario o secretaria, siendo esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada en reunión.
Cuando se trata de una junta, se...