Redaccion Eficaz De Documentos

Redacción eficaz de documentos de empresa

Capítulo 1: Cómo dar buena impresión
Capítulo 2: El estilo que vende
Capítulo 3: El estilo que vende (II)
Capítulo 4: Adecuar el estilo al lector
Capítulo 5: Lo políticamente correcto
Capítulo 6: Utilizar metáforas y analogías
Capítulo 7: Empieza a escribir

Capítulo: Cómo dar buena impresión

Al escribir, mucha gente intenta impresionar.Utiliza frases largas y complicadas juntamente con palabras enrevesadas. De hecho, estas frases no impresionan en absoluto, más bien lo contrario.

Tus lectores no están para ponerte nota, intentan decidir si la idea o el producto que les propones les interesa. Desean que la lectura sea fácil y directa, para así poder concentrarse en el contenido, en lugar de en el estilo.

Y en esto reside elquid de la cuestión. El secreto de una buena redacción pasa por conseguir una propuesta sencilla y fácil de leer. Tú no eres James Joyce, el director general no va a llevarse tu propuesta para echarle un vistazo en la playa, durante sus vacaciones, cuando sienta la necesidad de reflexionar o de leer algo inspirado.
Tus lectores buscan que el mensaje sea claro y sencillo. No les impresionarás conuna redacción "brillante". Si tus frases son cortas y sencillas, te estarán profundamente agradecidos. De todos modos, es más que probable que no entiendan la mitad de esas palabras tan largas que otros utilizan, y hacerles sentir ignorantes e incompetentes no te va a granjear su simpatía.

Solución.- Por regla general, si no empleas una palabra en tu lenguaje diario, no la uses en la propuesta.Si no acostumbras a decir: "Permítame que llame su atención sobre el punto antes citado..." no lo escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya he mencionado antes..."

Por lo tanto la primera regla de una buena redacción es escribir de forma sencilla:
-Párrafos cortos
-Frases cortas
-Palabras cortas

Algunas palabras son las culpables de que ciertas propuestas resulten difíciles deentender:
-Conectores ("hasta este momento", "a pesar de" y "etcétera").
-Términos pomposos ("de ahora en adelante", "de este modo" y "sucesivamente").
-Nunca intentes impresionar mediante la jerga. Utilízala sólo cuando no dispongas de otro recurso. Y en este caso, añade una explicación entre paréntesis, a menos que tus lectores se an buenos conocedores de la jerga en cuestión. Si tienes queutilizar a menudo la jerga, adjunta un glosario al final.

Capítulo: El estilo que vende

Existen una serie de palabras o frases que conviene evitar a toda costa. Todos sabemos que si el tiempo apremia, es tentador saltarse esto, pero procura no cometer ese error, porque en él se explica algo de suma importancia: cómo hacer que tu propuesta sea más convincente. Necesitas vender tu idea a loslectores y no deberías dejar escapar la oportunidad de hacerlo mediante el estilo o el contenido de tu propuesta.

Solución.- Aunque el argot se está imponiendo en todos los ámbitos, te recomendamos que utilices un lenguaje normal. Así, puedes hablar del "retrete" (siempre y cuando sea pertinente en tu propuesta), no tienes que emplear "servicio" o "aseo".

A continuación, encontrarás unresumen de los elementos más importantes:

-Utiliza sustantivos concretos. Los sustantivos son palabras que denominan cosas: coche, perro, vacaciones, teléfono, periódico. Y los que acabo de enumerar son sustantivos concretos porque dan una imagen clara de algo específico. Los puedes utilizar sin miedo.

Los que tienes que evitar son los términos abstractos, especialmente los que no aportanuna imagen visual. Por ejemplo: situación, actividades, actuación. A la gente le aburre leerlos, y le resultan más difíciles de entender. No siempre podrás evitar los sustantivos abstractos, pero a menudo sí. Por ejemplo, en lugar de decir "Cuando tenga en consideración...", di "Cuando considere...". Otro ejemplo: sustituye "el uso de la pala excavadora no es fácil" por "esta pala excavadora no...