Reingenieria

DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

Las técnicas del diagnóstico son herramientas para el logro de resultados, las cuales pueden tener una importancia directa para el personal y la organización. En los casos en que el diagnóstico se dirige al cambio, existen cinco principios básicos para la acción del diagnosticador.
1.- Un administrador es la persona que resuelve problemas bajo presión; debe sereficaz y discreto en el cumplimiento de sus obligaciones básicas.
2.-El administrador debe tener la mente clara y creativa
3.- Es necesario tener una clara necesidad o intención de cambios.
4.-Los datos e información se deben verificar antes de analizarse.
5.- Se debe lograr la participación activa y responsabilidad de quienes están directamente implicados en el cambio.

INVESTIGACIÓN SOBRE LASCAUSAS DEL PROBLEMA

CAUSAS ESTRUCTURALES:

En general, las causas estructurales son las más difíciles de identificar. Éstas conciernen a la estructura de los puestos de trabajo, la formación y los enlaces. Para abordar este aspecto en el diagnóstico, es preciso construir un organograma con base a la realidad de la organización y en el diálogo con los interesados. Las preguntas fundamentalespor aplicar son: ¿De quién depende usted? ¿Quién puede promoverlo? Luego, se esboza un planteamiento que revela todas las ambigüedades estructurales lo cual permite tener una idea clara sobre el reparto de las cargas de trabajo; con esta comunicación se establece rápidamente un clima de confianza entre el estudioso de la organización y los interesados, quienes se confían seriamente en aquél y lepermiten averiguar si han cumplido y han dado respuesta a lo establecido en su plan de trabajo.

DETERMINACIÓN DEL PROGRAMA DE ACCIÓN
El acto final del diagnóstico consiste en redactar un informe conciso y concreto, acompañado de un plan de operación previsto. Debe incluir los apartados siguientes:
a) Campo de intervención
b) Causas del problema
Externas, Internas, Técnicas, Estructurales.c) Dificultades del problema
d) Principios en que se basa la intervención
e) Medios que se van a poner en práctica
f) Recursos disponibles
g) Plan de actuación
h) Determinar la duración de la intervención.


PROCESO DE DIAGNÓSTICO

PRIMERA FASE

PLANEACIÓN:

Definir el propósito
Planear las fases y el volumen de trabajo
Determinar el tiempo disponible para la investigaciónDeterminar los medios de investigación e información
Obtener la autorización del programa de trabajo a que se sujetará la investigación y los medios a que se sujetará la investigación.

INSTRUMENTOS BÁSICOS:

Listado de personal
Listado de procedimientos
Observación directa e indirecta
Programa de trabajo
Presupuesto por áreas
Gráfica de Gantt
Gráfica de redes
Encuestas
Cuestionarios defunciones, procedimientos, estadísticas, tiempo.
Análisis de costo-beneficio

CAPTACIÓN DE INFORMACIÓN:

Realizar la presentación con las autoridades participantes y con los trabajadores.
Determinar la información mínima necesaria: correcta, completa, válida e integrar formularios e informes
Recopilar la información
Observar leyes, reglamentos, duplicidad de funciones, falta de coordinación,determinación, campos de actividad, sistemas de comunicación, problemas de eficiencia, niveles jerárquicos, líneas de mando, control administrativo.
Propósito: ¿Qué se hace? ¿Por qué se hace?
Lugar: ¿Dónde se hace? ¿Por qué se hace ahí?
Sucesión: ¿Cuándo se hace? ¿Por qué se hace entonces?
Persona: ¿Quién lo hace? ¿Por qué lo hace?
Medios: ¿Cómo se hace? ¿Por qué se hace de ese modo?
Elaborargráficamente el resultado de la investigación.



INSTRUMENTOS BÁSICOS:

Juntas, reuniones
Aplicación de cuestionarios y entrevistas a los participantes, procedimientos, estadísticas, tiempo-hombre-actividad, investigación documental
Observación directa e indirecta
Organogramas por función y departamentales
Cuadros de distribución de funciones y de distribución de áreas
Gráficas de...