Reintegro caja chica

PROCEDIMIENTO:
REINTEGROS DE CAJA CHICA
AP-01-05

ÍNDICE
1. Descripción
1. a. Objetivo
Describir las acciones a realizar por las Unidades Financieras toda vez que requieran reponer los fondos que les han sido asignados para la operación de gastos de verdadera necesidad y de carácter urgente mediante reintegros de Caja Chica, previa liberación y contabilización de Reservas deRecursos.
1. b. Alcance
El procedimiento será de aplicación toda vez que los reintegros de Caja Chica sean registrados por las Unidades Financieras en el Sistema al requerirse la reposición de los fondos, utilizando para estos efectos el documento denominado Boletas de Reintegro de Caja Chica, en estricta aplicación del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, Manual Institucional ydirectrices emanadas por los órganos rectores. La operación registra una Cuenta por Pagar (devengado) y se ejecuta el presupuesto por parte de la Unidad Financiera.
El alcance de éste procedimiento también está sujeto a la aplicación del Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República y al Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentosde ejecución presupuestaria, ambos emitidos por la Contraloría General de la República, así como a la aplicación del Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos.
2. Documentación
2. a. Definiciones
Los Manuales de Usuario son preparados con base en los documentos emitidos directamente por los Órganos Rectores de Hacienda; los mismos incluyen todas lasinstrucciones necesarias para operar en el sistema SIGAF la función de referencia.
Manuales de Procedimiento Vinculados: son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo ó posteriores.

2. b. Referencias
Manual de Usuario:
Manual deProcedimientos: MM-01-7 Recepción de Mercaderías

3. Desarrollo

REINTEGRO DE FONDOS DE CAJA CHICA

Del Reglamento de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos:

Artículo 82. —Control y fiscalización. Corresponde a la Tesorería Nacional velar por el correcto cumplimiento de las operaciones que directa o indirectamente serelacionen con los procesos de percepción de las rentas, cualquiera que sea su fuente, así como de los pagos y transferencias que se realicen con cargo a ellas.

Para los efectos de lo dispuesto en el párrafo anterior, podrá solicitar información económica, financiera y cualquier otra pertinente de los presupuestos a los entes u órganos componentes del Sistema de Administración Financiera delSector Público, los que estarán obligados a brindarla, de conformidad con lo señalado en el artículo 57 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

Artículo 86. —Cajas chicas y otros fondos autorizados por ley. La Tesorería Nacional emitirá la normativa y los procedimientos específicos para regular la operación de los fondos de caja chica y otros que lalegislación autorice, dentro del marco de respeto al principio de caja única.

Del Reglamento de Caja Chica:

Artículo 26º- Todo pago realizado por medio de los fondos de caja chica debe tener como respaldo una factura comercial la cual debe cumplir con los siguientes requisitos para su reintegro:

• Factura confeccionada en original y a nombre del Ministerio o Poder respectivo, indicando losbienes o servicios adquiridos y la fecha de adquisición. Comprobante de que el bien o el servicio se recibió a satisfacción.
• Factura con sello de cancelación, el número de cheque con que se efectuó el pago, firma y número de cédula de la casa comercial proveedora.
• Toda factura o comprobante debe contener sólo bienes o servicios del mismo código presupuestario.
• No presentar borrones,...