Reservaciones En Un Hotel

RESERVACIONES.
1. INTRODUCCIÓN
El número de personas del departamento está en función de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente. En algunos hoteles, la secretaria del Gerente de División de Habitaciones o la misma secretaria del gerente, puede tener el control de las habitaciones. Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficinade reservaciones, ésta se tomará en recepción, razón por la cual Reservaciones debe informar a este departamento las fechas cerradas (aquellas donde no se admiten reservaciones porque el hotel está completamente ocupado). Un aspecto importante de las personas que reciben las reservaciones es que deben estar bien capacitadas, no solamente en algún otro idioma extranjero, sino también tener una buenaaptitud para la venta, ya que cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado se le puede vender una suite.

2. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO.

3. MATERIAL DE TRABAJO.
En términos generales, para un buen montaje de la oficina se requieren: escritorios, sillas, archiveros, cestos, computadora, fax, teléfono, engrapadora, cinta adhesiva,clips, broches, perforadora de papel, fechador, fechador del hotel, confirmado, recibido, cancelado, comisión retenida, hojas, carpetas, papel carbón, guías alfabéticas de archivo, servicio de internet, etc. Diccionarios: inglés-español y francés-español.
4. CONTROL DE RESERVACIONES.

Computadora con programas para reservaciones hoteleras

El programa para reservaciones hoteleras debeincluir en el menú de opciones, los siguientes aspectos:

a) ingreso de reservaciones individuales
b) ingreso de reservaciones grupales
c) ingreso de rooming list (lista de integrantes del grupo)
d) clasificación de reservaciones de evento
f) clasificación de reservaciones por agencia o vendedor
g) comisiones a las agencias
h) cambio de las modificaciones de las reservaciones
i)cancelaciones de reservaciones
j) pronósticos de ocupación semanal o mensual
k) lista de llegadas con tarifas, llegadas y salidas individuales
l) consulta y control de reservaciones futuras
m) lista de llegadas
n) impresión de pre registros
ñ) listado mensual detallado de reservaciones y de grupos
o) elaboración de reportes comparativos de competencia
p) listado de no -show
q) consulta de bitácorade cambios
r) listado de depósitos recibidos
s) listado de reembolsos enviados

Estadística
t)Rack cronológico de reservaciones
Aquí se colocan ordenas por día de llegada, las reservaciones, las cuales deben ser escritas previamente en unas tirillas de papel y colocadas en unos objetos metálicos llamados “charolillas “
u) analisis de la segmentacion del mercado diario de y los acumuladosv) analisis del origen geografico del registro y reservaciones
w) productividad de clientes ( compañías, empresas, agencias, etc. )
x) elaboracion de los reportes mencionados
Nota Importante
No olvidemos que existen algunos aspectos de la recepcion que afectan los resultados de los conteos de reservaciones y que deven ser considerados en el programa que se instale en la computadora , comoentradas sin reservacion, salidas anticipadas, reservaciones cuyos huespedes no llegaron (con o sin reservacion), huespedes que prolongan su estancia, habitaciones en reparacion o uso de casa ( para algun ejecutivo del hotel ) .

Archivo cronologico de reservaciones
Se deven tener carpetas para cada dia del año ya que en este lugar se dara toda la correspondencia del huesped y las demáspapeleria que se lleno por motivo de reservacion , cancelacion , cambio, deposito, etc.
Hoja de control de reservaciones
En una hoja de papel cuadricuolado que conta de 31 columnas para todos los dias del mes y con la cantidad de regiones correspondientes al numero de cuartos del hotel. En esta hoja se van anotando las reservaciones recibidas y fundamentalmente sirven para evitar hacer el numero de...