RESGUARDO DE ARCHIVOS Tesis

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CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema.
Los documentos producidos en las gestiones públicas constituyen el
soporte básico del estado de Derecho de una sociedad, ellos son el reflejo
de las garantías jurídicas de los ciudadanos y testigos de una gestión
administrativa.
Ser más eficaces en la gestión administrativa y demostrar la
transparencia de esa gestión, exige un cambioradical en la organización de
los archivos.
Si alcanzamos un nivel de conciencia sobre la importancia de
preservar y organizar correctamente la documentación, entonces habremos
dado el primer paso para garantizar el resguardo de los documentos,
tomando las previsiones necesarias con el fin de darles el tratamiento
adecuado.
La importancia que representa el Departamento de Archivo y
Correspondenciacomo

apoyo

de

la

gestión

administrativa,

el

funcionamiento y memoria del Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, se está viendo afectada porque el mismo presenta una serie de
necesidades y limitaciones que mencionamos a continuación:
9 Desconcentración de la documentación en virtud que el archivo está
dividido en dos partes (piso 5 y sótano), lo cuál no es funcional;
afectando lavelocidad de repuesta y atención al cliente.

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9 Espacio físico muy reducido, lo que acarrea la diversidad de normas
y directrices que cambian de un piso a otro, el control del personal y
la comunicación directa se dificulta; la atención al usuario es muy
deficiente ya que la mayoría son adultos mayores, con dificultad para
desplazarse.
9 Ausencia de mantenimiento a los archivos móviles ubicados enel
piso 5 y agotamiento de su capacidad.
9 Malas condiciones ambientales que afectan la documentación y al
personal; el archivo del sótano no tiene sistema de ventilación, las
paredes no tienen friso y el cielo raso está deteriorado e incompleto,
esto hace que se almacene el polvo, favoreciendo la cría de ácaros
dentro de los papeles, chiripas y hormigas, la humedad cría hongos y
afecta alpersonal, el cual ha presentado en algunas ocasiones
conjuntivitis, asma, problemas auditivos y alergias en la piel.
9 La documentación es única; no posee otro soporte; cada expediente
contiene la historia y labor del personal durante su permanencia en la
institución, los mismos sirven para confirmar la veracidad de los
datos personales en cuanto a casos legales-administrativos se refiere;
al momento desolicitar los expedientes u otro documento
importante, la búsqueda se hace incansable y agotadora, logrando la
mayoría de las veces una respuesta negativa ante la persona que así
lo requiere.
9 Insuficiencia de personal para ejecutar las tareas propias de la unidad
de información.

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9 Ausencia de equipos de seguridad (detectores de incendio,
deshumidificadores y aire de acondicionado dañado).
9Escaso apoyo tecnológico.
9 Carencia de inventario.
En conclusión, el gran volumen del fondo documental generado por la
Dirección de Recursos Humanos y Administración de Personal, se
encuentra disperso, algunos expedientes están incompletos y otros
mutilados, por lo que se hizo necesario aplicar una reingeniería de procesos
al Departamento de Archivo y Correspondencia.
1.2. Objetivos de lainvestigación.
1.2.1. Objetivo general
Proponer el rediseño de los procesos archivísticos en el Departamento
de Archivo y Correspondencia del Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales.
1.2.2. Objetivos específicos
9 Describir la situación actual del Departamento de Archivo y
Correspondencia.
9 Evaluar el fondo documental.
9 Analizar los procesos archivísticos.

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9 Establecer los lineamientos depreservación y conservación para
garantizar la durabilidad de los documentos.
9 Proponer un manual de normas y procedimientos a través del cual se
instruya al personal en el manejo de la información.
9 Optimizar el servicio al usuario, por medio de la creación de una
base de datos.
1.3. Justificación e importancia del proyecto.
El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institución...