Responsabilidad de conservación en los archivos

Bogotá, D. C.
Septiembre 22 de 2005
UNA-184

Contadora Pública
ANA MILENA GONZÁLEZ
Coordinadora Sección de Archivo
Sede Palmira

Asunto: Conceptos internos

Apreciada Ana Milena:

En respuesta a su solicitud de ampliación de información sobre algunos puntos de la gestión documental en archivos de oficina, le envío el siguiente concepto:

A) RESPONSABILIDAD DE CONSERVACIÓN DEDOCUMENTOS ORIGINALES EN ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Al respecto debe señalarse que la regla general de responsabilidad sobre los documentos de Archivos de Gestión es que ESTA RECAIGA SOBRE LA OFICINA PRODUCTORA de los mismos entendiendo por tal:

A) La que los elabora y tramita hasta que pierden su vigencia administrativa. (es decir la serie original no sale de la oficina, por ejemplo lasResoluciones de la Vicerrectoría, las Actas de los Comités.).
B) La que no los elabora físicamente pero los recibe porque de acuerdo con sus funciones le corresponde su trámite hasta que pierden la vigencia administrativa (por ejemplo los informes de gestión originales de todas las dependencias que recibe el Vicerrector de Sede, los Proyectos BPUN de las oficinas de Planeación, los Contratos en lasunidades de contratación).

Entonces, el concepto de producción documental no se restringe a la oficina que físicamente elabora el documento o lo plasma en un soporte específico como el papel sino que debe considerar además la responsabilidad final del trámite para determinar a cual archivo de oficina debe integrarse. (es muy importante tener claridad del proceso de trámite del expediente puestoque en contadas ocasiones la oficina que realiza el último trámite no necesariamente lo debe integrar a su archivo de oficina, por ejemplo si la Secretaria de Sede notifica de manera personal el contenido de una Resolución del Vicerrector a un particular, la Resolución original con el respectivo sello de notificación debe regresar a la serie original en Vicerrectoría y no ser guardada por laSecretarla aunque esta fue la que realizó el último trámite).

La principal herramienta para determinar si una oficina es productora o no de ciertas series es su régimen funciones y de competencias, a nivel archivístico y legal además existen clara concordancia en asignar a cada una de las oficinas del sector público la responsabilidad no solo de la producción sino del tramite, organización yconservación de los documentos, ello desarrolla no sólo el PRINCIPIO ARCHIVÍSTICO DE PROCEDENCIA (el que indica que los archivos deben organizarse respetando la división orgánica y funcional de los organismos productores) sino el PRINCIPIO ADMINISTRATIVO DE LEGALIDAD (este señala que todas las actuaciones de la administración se presumen amparadas por el régimen jurídico válidamente expedido) derivadodirectamente del carácter del estado colombiano como social de derecho (Art. 1° y 122° Constitución Nacional).

Normativa archivística:

Acuerdo 042 de 2002 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Art. 2° “Las entidades a las que se les aplica este acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus tablas de retención documental y en concordancia con losmanuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad ”

Acuerdo 042 de 2002 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Art. 3° “Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada velar por la conformación, organización, preservación y control de los Archivos de Gestión, teniendo en cuenta losprincipios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”

Ley 594 de 2000. Artículo 11°. “Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la...