resumen capitulo #4 archivonomia

Capitulo #4
REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA
Los documentos se identifican por sus títulos. En este capítulo se presentaran las formas adecuadas para clasificar los documentos.
Se manejan dos términos con los que se debe familiarizar: Alfabetizar y Unidad
Alfabetizar es ordenar por orden alfabético.
También existen secuencias de organización alfabética contando la primera, segunda,tercera, etc. Letra.
Es importante ordenar por unidades los títulos, como por ejemplo Ricardo(1) T.(2) Suarez(3)
Estas reglas se dividen en tres grandes grupos:
1. Nombres de personas

2. Nombres de compañías, instituciones, sociedades

3. Nombres de escuelas bancos, escuelas, instituciones gubernamentales
REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE INDIVIDUOS
Los nombres se clasifican alfabéticamentetomando en cuenta la primera unidad y si estas son iguales se tomará la siguiente y así sucesivamente
El nombre se divide en nombre de pila y apellidos
Para ordenar se pone primero los apellidos y después los nombres de pila separándolos por una coma, a esto se le llama transposición.
Si antes del apellido aparece una inicial este se tomo como parte del nombre de pila.
Si el apellido es igual envarios nombres se tomará en cuenta los nombres.
Si antes del apellido aparasen las partículas: de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas estén en mayúsculas.
Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre diferente nos servirá de clave para ordenar.
La unidad representada por una inicial va antes deun nombre o apellido que comienza con la misma letra que esa inicial.
Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual.
Si el nombre propio tiene la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico o la expresión padre, hijo, junior, se escribe esta abreviatura después de la transposición correcta y entre paréntesis.
Si antes del primer apellido aparecen vocablosextranjeros como: Vo, Van, Der, Vitz, D’, Da, O’, se hace la inversión a partir de dicho vocablo.
Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considera la dirección como base para ordenación, en el siguiente orden: ciudad, país, calle o avenida y número de casa o edificio.
REFERENCIAS PARA NOMBRE DE INDIVIDUOS
Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados demanera distinta a como están archivados. Para facilitar la localización de estos se recomienda hacer referencia.
Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos o abreviaturas antes mencionadas.
REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES, COMPAÑIAS O SOCIEDADES
Reglas generales
Cuando en el titulo aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ningunaalteración ni trasposición.
Cuando el titulo es el nombre completo de un individuo, se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación. Es obligatorio hacer una referencia.
Si en el titulo aparecen las conjunciones “y o e” o el símbolo & en ingles u otras preposiciones, permanece igual.
Si aparece un artículo en ingles o en español o también la expresión compañía o suabreviatura Cía. O Co. En ingles, se coloca al final entre paréntesis.
Cuando en el titulo aparece una palabra genérica, no sufre ninguna transposición, siempre y cuando tengan 2 expedientes dentro de la gaveta pero si el número de expedientes excede de 5, la palabra genérica se escribe al final del nombre. En este caso se recomienda una guía secundaria con el título de la palabra genérica.
El nombre desociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea ingles se escriben tal como aparece y así se archiva.
Cuando una palhbar5a termina es “s” seguida o predicha de una apostrofe, permanece tal como está la razón social.
Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la dirección para decidir el orden alfabético.
Cuando...