Resumen de leyes y otros

8. La Ley General de Control Interno No. 8292 del 31 de Julio del 2002, en el artículo 16 establece:
La obligación de los jerarcas y titulares subordinados de contar con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional.

ARTÍCULO 16.- Sistemas de información
Deberá contarse con sistemas de información que permitan a laadministración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estarestrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento delsistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Ley No. 7202de 24 de octubre de 1990

Publicada en La Gaceta No. 225 de 27 de noviembre de 1990

Artículo 41.-

Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la JuntaAdministrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 42.-

Los archivos centrales tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

b)Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.

c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.

ch)Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.

Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos ENERO, 2008

13. Una adecuada gestión documental es fundamental para garantizar la transparencia administrativa, el derecho de acceso a la información ypronta respuesta y la rendición de cuentas.

15. Se debe garantizar la conservación y el acceso a los documentos durante su ciclo de vida

III. EN MATERIA INFORMÁTICA

1. Normalizar programas y sistemas informáticos en el proceso de gestión documental, que garanticen la compatibilidad de la información entre las unidades administrativas.

2. Los formatos utilizados en la generación de...