Resumen del capitulo 1 (archivonomia julieta jimenez torres)

Tema 1:
Importancia y métodos para el manejo de documentos.

¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escritas?

En general el mundo de los negocios en cualquiera de susramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar a comunicación escrita
 Permanencia
 ConstanciaPermanencia

La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga un documentoescrito

Constancia
La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un día se pacto sigue en pie

Medio deprueba legal

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de que se presente algún conflicto

Medio de Facilitacióndel intercambio comercial

La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Ya que pueden tomar decisiones importantes en un determinado momento sinel manejo adecuado de los documentos cualquier negocio dejaría de de funcionar con efectividad



Tipos de comunicaciones escritas

INTERNA: circular, memorando, convocatoria, acta de junta,etc.

EXTERNA:

Carta comercial: oferta y demanda, pagos y cobros, correspondencia bancaria, seguros y transporte

Escritos oficiales: Instancia, oficios, circulares, certificados, entre otrosEscritos de carácter social: Felicitaciones, invitaciones, saludos, cartas ala prensa, telegramas, entre otros



Ciclo de vida de un documento comercial:
 Creación o recibo: La mayoría deestos documentos se conservan con base en sistemas de archivo de tal manera que puedan ser consultados en el momento que se necesite
 Archivo y protección: Cualquier documento que se retenga debe ser...