Reunión

GREGORIO BILLIKOPF ENCINA
Universidad de California
Administración Laboral Agrícola: Cultivando la Productividad del Personal
(c) 2003 Regents of the University of California
Derechos Reservados, All Rights Reserved
gebillikopf@ucdavis.edu, (209) 525-6800

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Cómo Conducir Reuniones con Eficacia

“Todavía puedo recordar cuando llegaba temprano a las reuniones semanales de un
ranchoganadero y equino para el cual trabajaba. Quería asegurarme conseguir un
asiento desde el cual pudiera mirar por la ventana y ‘escaparme’ de la reunión.
También recuerdo un trabajo donde las reuniones se planeaban y ejecutaban de una
manera efectiva. Desgraciadamente, la mayoría de las reuniones a las cuales he asistido
podrían clasificarse como insoportables e improductivas.”
Empleado de PredioGanadero
Napa, California

Un grupo de amigos conversa
durante un par de horas. Nadie recuerda
cómo terminaron comentando la vida de
los pingüinos en la Antártida chilena,
cuando habían comenzado hablando
sobre computadoras para el hogar. A
menos que el objetivo de estos amigos
no fuera otro que una conversación
amena, no hicieron ningún mal. Sin
embargo, cuando las reuniones denegocios se asemejan a esta reunión de

amigos, se toman muy pocas decisiones
y se pierde mucho tiempo. Se requiere
habilidad y capacidad de seguimiento
para conducir una reunión de manera
efectiva.
Las reuniones pueden ser útiles para
ambas partes. Los trabajadores pueden
enterarse directamente de las nuevas
políticas sobre el personal o de las
decisiones que puedan afectarlos, en vez
detomar conocimiento de las mismas

152 • A D M I N I S T R A C I Ó N L A B O R A L A G R Í C O L A : C U LT I VA N D O

Cuando las personas saben
que un tema que para ellos
es importante será tratado
más tarde, es menos
probable que interrumpan y
descarrilen la reunión. Esta
es tal vez la contribución más
trascendental de la agenda.

LA

P RO D U C T I V I DA D

DEL

por mediode los rumores a través de
compañeros en el trabajo. Además, en
dichas reuniones ellos pueden informar
a sus supervisores y colegas de alguna
situación laboral pertinente. Con
frecuencia, los trabajadores son los
primeros en descubrir desafíos, y la
detección temprana de los mismos
puede ahorrar tiempo y gastos. Las
reuniones, por lo tanto, se efectúan con
el propósito de informar a laspersonas
sobre políticas u operaciones, recoger
información, conducir entrenamientos,
resolver problemas o tomar decisiones.
¿Qué es necesario para conducir una
reunión eficaz? Los factores esenciales
para el éxito son: tener un propósito,
prepararse de antemano, fijar objetivos
durante la reunión, y tomar las
provisiones necesarias para el
seguimiento y evaluación posterior. Una
reuniónexitosa es como un equipo de
trabajo que cuidadosamente corta,
recorta y prepara una porción de carne
para ser colgada en un gancho. Se la
coloca en el gancho, se eleva al nivel del
riel, se cuelga del riel y finalmente se
envía a su destino. Frecuentemente, se
lleva a cabo mucho trabajo en las

PERSONAL

reuniones pero los desafíos se dejan sin
solucionar. Los participantes puedenhaber cortado, recortado y hasta
levantado la pesada carne, pero han
fracasado al no ponerla en el riel. La
próxima vez, tendrán que no sólo
levantarla de nuevo, pero tal vez hasta
volverla a limpiar. O sea, mucho tiempo
y esfuerzo se expende en reuniones pero
ese tiempo frecuentemente se
desperdicia ya que no se dan tareas
específicas y no hay seguimiento. A
pesar de las posiblessoluciones que
puedan presentarse en una reunión, con
seguridad el mismo problema volverá a
asomarse repetidamente en el futuro.
Una pregunta importante que se puede
hacer después de una reunión es, “¿Qué
haremos diferente ya que nos
reunimos?”
Planificación
Muchas veces se llevan a cabo
reuniones demasiado extensas, sin un
propósito específico y cuyos resultados
no son satisfactorios. Un...