Reuniones de trabajo

REUNIONES DE TRABAJO
Concepto de reuniones de trabajo
Es una técnica que permite que las personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. ( a veces puede sustituirse por un dosier, una carta o algún documento escrito ).
Fases de una reunión laboral
-  Preparación.
-  Desarrollo.Preparación: Consta de seis fases:
1ª -  Elección del tema y definición del objetivo de la reunión.
2ª - Preparación de la información y documentos que habrán de entregarse a los asistentes de la reunión.
3ª - Determinación de los asistentes. ( más de 5 y menos de 20 personas ).
4ª- Recursos materiales, consiste en la elección de un local o lugar de reunión,  material deexposición, diapositivas, fotos ordenador, etc.
5ª - Convocatoria de la reunión fecha, hora, duración y lugar. Elaborar el orden del día.
6ª - Determinar el tiempo, la duración aconsejada es de 1 a 2 horas. No deben ser convocadas al final de la jornada.
El desarrollo de una reunión depende de los objetivos que se persigan, del tipo de reunión y del tipo de personas quedirija la reunión o moderador.
 
TIPOS DE REUNIONES EN LA EMPRESA
Hay tres tipos de reuniones:
Descendente.
Cuando el director de la reunión se limita a informar y los asistentes a pedir aclaraciones.
Ascendente.
Cuando se recavan las opiniones de los asistentes.
Debate.
Cuando la información circula de forma horizontal entre los asistentes.Reunión de información descendente.
El moderador de estas reuniones, que suele ser el jefe de los reunidos, pretende transmitir información a los asistentes como ordenes normativas, cambio en los procedimientos, etc...  A los participantes no se les pide que sean activos. Su papel se limita a escuchar e intervenir únicamente para solicitar aclaraciones. El número de participantes suele ser de10 a 12 personas. La reunión se desarrolla en dos etapas; una primera en la que se transmite la información y otra en la que se confirma que la transmisión se ha producido.
En la etapa de la transmisión de la información, el moderador comienza justificando la reunión y aclarando las razones de elegir esta técnica en lugar de por ejemplo enviar una comunicación escrita. A continuación seexpone el objetivo. En la etapa de la confirmación se confirma que se ha entendido la información transmitida y se aclaran las dudas mediante turnos de preguntas y ruegos.
 
Reuniones de información ascendente.
En este tipo de reuniones el moderador recaba información de los asistentes como por ejemplo opiniones, datos, impresiones. Su función es similar a la que ejerce unentrevistador, por ello es imprescindible que tenga habilidad para preguntar y que sea aceptado por el grupo.
Se requiere una preparación cuidadosa con un guión que estimule la participación de los asistentes. Se presupone la resistencia de los asistentes a dar la información en público por lo que conviene valorar si el tema pudiera ser tratado mediante entrevistas personales. El número departicipantes debe ser pequeños y de status homogéneo, evitando que haya jefes y subordinados juntos aunque sean de distintos departamentos.
 
            El debate.
Es una reunión de personas del mismo nivel jerárquico con el fin de sacar conclusiones acerca de un tema en concreto y común para todos. El objetivo de estas reuniones es analizar un tema y llegar a conclusiones aceptadas por todos engeneral. Una característica de este tipo de reunión es que todos los participantes tienen voz y voto.
En los debates deben cuidarse especialmente la disposición del local y el lugar en el que nos vamos a reunir. El número de asistentes se sitúa entre 5 y 10 miembros. Los asistentes a la reunión han de ser compatibles en cuanto a competencia profesional y personalidad. Las etapas en los que...