Reuniones Efectivas

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CAPITULO 22 REUNIONES EFECTIVAS

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INTRODUCCIÓN
Las reuniones son esenciales. Algunas veces no existen alternativas a las reuniones cara a cara y ese contacto interpersonal no lleva a una dimensión totalmente diferente dentro de las relaciones de trabajo. Sin embargo, algunas reuniones consumen gran cantidad de tiempo del equipo y del grupo gerencial. Algunos gerentes reportan quegastan un 50% de su tiempo en reuniones. Aparte del tiempo adicional requerido para preparar agendas, y escribir minutas. Debe realizarse un esfuerzo concienzudo y sostenido para disminuir ese tiempo y realizar reuniones efectivas, productivas y satisfactorias. Las reuniones efectivas y constructivas se enfocan en los problemas, incluyen a los participantes necesarios y se concentran en buscar unaconclusión. La preparación y la disciplina son vitales y ayudan también a que las reuniones sean prácticas y centradas en las tareas. Hablaremos más al respecto en esta sección.

CONSEJOS PARA LOGRAR REUNIONES EFECTIVAS
Evalúe la necesidad de cada una de las reuniones. ¿Es la reunión la mejor manera de lograr los resultados esperados? Lea con anterioridad las minutas de sus reuniones anteriores.Subraye las decisiones importantes y los puntos de acción. Considere el tiempo invertido vs. el valor de lo que espera lograr. Considere luego si el resultado podría lograrse sin necesidad de tener la reunión o en una que sea más corta ye efectiva. En el futuro, antes de aplicar alguno de los consejos que le daremos a continuación guarde un record del tiempo que cada reunión dura y revíseloperiódicamente. Piense a quien va a invitar: Invite solamente a aquellos que tienen un interés real. Cuando tenga duda, pregunte a los participantes si creen que sus aportes serían significativos o si prefiriesen contribuir con notas escritas o ser notificado por escrito de los resultados de la reunión. Cuando los miembros del grupo gerencial estén interesados en solo parte de la agenda asegúrese de quepuedan atender solo esa parte. Esto podría implicar la necesidad de agrupar los asuntos que ellos deberían de ver. Lleve control del tiempo. Las reuniones deben de empezar puntuales para no perder tiempo valioso del equipo. Logre un acuerdo con los participantes para empezar las reuniones a tiempo y solicite una excusa adecuada a quien ingrese tarde. Planee las reuniones para terminar a la hora dealmuerzo o al final del día, dando una motivación adicional para terminar a tiempo. Evite programar las reuniones para la primera hora de la mañana (A su equipo le gustara planear el trabajo del día antes de atender) o inmediatamente después del almuerzo (Porque la concentración es baja) Prepare una agenda con tiempos establecidos. Planee anticipadamente: Si es posible prepare la habitación demanera que los miembros del equipo puedan verse unos a los otros. Para grupos grandes trate de organizar las mesas y sillas en forma de U. Escoja un lugar de acuerdo al tamaño del grupo. Las habitaciones pequeñas con un grupo grande de personas se vuelven y provocan tensión. Una habitación más grande y confortable promueve la expresión individual (Pero no tan grande que cree una atmósfera impersonal)4
Utilice ayudas visuales para captar el interés (Ejemplo: diagramas, carteles, etc.) Despliegue una versión de la agenda para poder hacer referencia a ella. Considere también usar la ayuda de rota folios y notas para recolectar información y analizar puntos específicos o para realizar lluvias de ideas y su consecuente análisis. Confeccione una buena agenda. La agenda debe incluir una brevedescripción de los objetivos de la reunión, una lista de los tópicos a cubrir con referencia a quien va a encargarse de cada uno de ellos y por cuanto tiempo. Algunas otras sugerencias son: • Someta la agenda a aprobación y elimine aquellos aspectos que podrían tratarse de manera más efectiva fuera de la reunión. • Condense la agenda de manera que la reunión se pueda completar a tiempo. •...