Reuniones en las sociedades comerciales colombianas

CLASES DE REUNIONES

La junta o asamblea, se integra por socios o accionistas reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos. A ella pueden concurrir la totalidad de quienes tengan ese status, aunque no es necesaria la presencia de todos sino la de los que formen las mayorías exigidas por la ley o por las cláusulas estatutarias. En estas siempre ha de expresarse la épocay la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia (art. 110 C. Co. Ord. 7). El código conserva la distinción de reuniones ordinarias, extraordinarias y otra clase de reuniones que pueden ser calificadas de especiales.

La legislación Colombiana, no hacedistinciones sobre el aspecto funcional de reuniones ordinarias y extraordinarias. Por el contrario el parágrafo del articulo 187 del código de comercio dispone que las atribuciones allí señaladas podrán cumplirse lo mismo en las reuniones ordinarias que en las extraordinarias, si en el contrato social o en las leyes no se previene otra cosa. Y como las funciones enunciadas en los preceptos quedeterminan su competencia son idénticas, si en los estatutos no se estipulan las que han de evacuarse en reuniones ordinarias y las que son exclusivas de las extraordinarias, pueden cumplirse en unas u otras.

Al respecto, el articulo 422 del C.Co. Señala que las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año en las fechas señaladas en los estatutos, y en silencio deestos, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.

En ella se examina la situación, administrativa, económica y financiera de la sociedad, se eligen los administradores y demás funcionarios que le corresponde designar; se aprueban las directrices económicas a las cuales deben sujetarse los órganos de administración y representación legal; se consideran las cuentas y elestado financiero de propósito general del ultimo ejercicio; se resuelve sobre la distribución de utilidades, y se acuerdan las demás providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Esto no inhibe a la asamblea u junta de socios para conocer y decidir de los mismos temas en sus reuniones extraordinarias.

Estas se han instituido para atender las necesidades imprevistas yurgentes de la sociedad, las cuales pueden consistir en la adopción de cualquiera o de todas las medidas enunciadas, verbigracia, la aprobación del estado financiero de fin de ejercicio que mereció glosas en la ordinaria, o cambios en la administración o la realización de elecciones que no se efectuaron en la ordinaria. Si en una reunión extraordinaria se van a examinar y aprobar las cuentas o estadosfinancieros del último ejercicio, la convocatoria debe hacerse con antelación no inferior a quince días hábiles, a fin de que los asociados puedan ejercer el legítimo derecho de fiscalización individual.

1. ORDINARIAS

En legislaciones como la italiana, la española y la francesa, el criterio para diferenciar las reuniones ordinarias de las extraordinarias se basa en la materia que cada unade ellas puede considerar, pues atribuye exclusivamente la adopción de determinados acuerdos a una u otra clase de reuniones.

En Colombia, la distinción entre la ordinaria y la extraordinaria reside en la periodicidad, o sea que la característica de la ordinaria es la época de su celebración. En efecto, el inciso 1º del art. 181 del C.Co. Señala que los socios de toda compañía se reunirán enjunta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos.

El inciso 1 del art. 422 del C.Co. reitera: las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuaran por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos, y en silencio de estos, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la...