ruiseñor y la rosa

GUÍA Nº 2
ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO

PROYECTO “DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS
EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PÚBLICOS”

TÍTULO
Guía Técnica N° 2
Elementos para la organización de documentos en un archivo.
PROPIEDAD
Esta publicación es de propiedad del Consejo para la Transparencia,
realizado con el apoyo financiero del BancoMundial. Se autoriza su
difusión citando la fuente.
AUTOR
Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y
su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.
COMITÉ TÉCNICO
Integrado por el Archivo Nacional, Comisión de Probidad y
Transparencia y el Consejo para la Transparencia.
SITIO WEB
http://www.consejotransparencia.cl
Santiago, Chile
2012

3GUÍA N° 2 ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO

Indice

INTRODUCCIÓN

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1. ALCANCES Y DEFINICIONES

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2. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

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3. PLAN DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

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4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

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4.1 Clasificación de los documentos
4.1.1 Tipos de clasificación
4.2 Ordenación de los documentos
4.3 La instalación
4.4Inventario documental
4.4.1 Características del inventario

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5. CONSIDERACIONES FINALES

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BIBLIOGRAFÍA

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ANEXOS

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Anexo Nº 1: Glosario
Anexo Nº 2: Elementos constituyentes del cuestionario
Anexo N° 3: Inventario documental

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GUÍA N° 2 ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO

Introducción

El presente material hasido elaborado en el marco del proyecto “Diagnóstico y Recomendación de Buenas Prácticas en Gestión Documental en Organismos Públicos”, financiado por
el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con
la Comisión de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretaría General de la Presidencia
y el Archivo Nacional de Chile.
La gestión de archivos seconsidera como un elemento crítico en la transparencia de los
Órganos de Administración del Estado, permitiendo a los funcionarios y ciudadanos el acceso
oportuno a la información contenida en los documentos de archivo.
Un eficiente y eficaz tratamiento archivístico permitirá avanzar en la instauración de una
cultura de acceso a la información pública y uso de los archivos gubernamentalescolaborando de esta manera al buen gobierno.
Estas guías están destinadas a fortalecer las competencias técnicas de los funcionarios de
las instituciones del Estado que trabajan en archivos públicos.
Este trabajo se ha estructurado en seis guías:
Guía Nº1: Consideraciones para la implementación de un archivo central en un organismo
público.
Guía Nº2: Elementos para la organización de documentos enun archivo.
Guía Nº3: Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de
clasificación y tabla de retención documental.
Guía Nº4: Procedimientos para la eliminación de documentos de archivos.
Guía Nº5: Transferencia de documentos al Archivo Nacional.
Guía Nº6: Descripción de documentos de archivo.
A continuación se presenta la guía número dos, sobre gestión de archivos,denominada:
“Elementos para la organización de documentos en un archivo”.
El público objetivo al que están orientadas estas guías son funcionarios públicos que se
desempeñan en archivos gubernamentales, que no cuenten con formación en archivística y
su finalidad es que les permita orientar el trabajo con los documentos de archivo al interior
de la institución.

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GUÍA N° 2 ELEMENTOS PARALA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO

1. Alcances y definiciones

Previo a cualquier proceso de organización de la documentación de un archivo público,
se hace necesario definir algunos conceptos que permitirán orientar y precisar de mejor
forma el alcance de los contenidos de la presente guía. Para estos efectos, es fundamental
entender el concepto de documento y archivo.
Según...