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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN VERSIÓN WORD XP

La combinación de correspondencia nos facilita el enviar un mismo documento a destinatarios diferentes creando el documento principal por unaparte y por otra el listado de las personas a las que se envía la información. En esta versión de Office XP cambiaron los pasos para realizar la combinación de correspondencia como se hacía con lasversiones 97 y 2000. Antes de comenzar, se requiere tener el listado o la base de datos de las personas a quienes se les va a enviar la información. Dicho listado puede estar en formato de tabla enWord, desde Excel o Access; lo importante es que tenga el nombre del campo en cada columna como por ejemplo: Nombre, Puesto, Departamento, etc. A continuación se hará un ejemplo de cada una de lascombinaciones: COMBINACIÓN DE CARTAS 1. Cerrar el archivo donde se encuentra el listado 2. Abrir el archivo donde se encuentra la carta 3. Seleccionar el menú VER-BARRA DE HERRAMIENTAS-COMBINARCORRESPONDENCIA 4. Elegir el botón Configuración del documento principal de la barra de herramientas de combinar correspondencia 5. Seleccionar en tipo de documento: Cartas 6. Después seleccionar el siguientebotón Abrir origen de datos y 7. Buscar el archivo del listado y seleccionar Abrir

8. Seleccionar el siguiente botón que se llama Insertar campos combinados, elegir cada uno de los campos y presionarel botón Insertar, cuando se termine de agregar los campos, se cierra la ventana y podemos dar retorno entre cada campo para que se coloquen cada uno en un renglón.

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9. A continuaciónseleccionar el botón Combinar en un documento nuevo y elegir la opción Todos para que abra otro documento con la carta y los datos del listado combinados.

TIP: Es recomendable no guardar el archivocombinado porque es probable que puedan cambiar algunos datos tanto de la carta como del listado y así sólo archivar los cambios en estos archivos y queden listos para volver a combinarse.

COMBINACIÓN...