Sistema De Calidad En Flujograma

PRESENTACIÒN
Lo que esperamos es liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales y de acceso a la información. De esta forma se busca asegurar la selección la selección de documentos que van a ser conservados permanentemente de los que van a ser eliminados, para garantizar a lasadministraciones de origen la plena responsabilidad de sus documentos, es decir, el acceso cuando sea necesario .
Al realizar estas transferencias fue satisfactorio ya que se procedía a transferir la documentación que ya cumplió su tiempo retención en lo archivos de gestión y central.

| PROCEDIMIENTO ORGANIZAR LA DOCUMENTACION PARA SU DISPOSICION FINAL | JUEVES 15 DE MARZOVERSION :01CODIGO: GDP- 01 |

PROCEDIMIENTO: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÒN PARA SU DISPOSICION FINAL
OBJETIVO: Identificar la documentación organizada en cada dependencia para la aplicación de la disposición final teniendo en cuenta las diferentes convenciones dadas a las series y subseries en las Tablas de Retención Documental y en las Tablas de Valoración Documental
ALCANCE: Aplicar la organización documental conla respectiva descripción dada a las series y subseries que hayan empezado su vigencia y así poder darles su disposición final basada en las T.R.D y en las T.V.D.
PASO | DESCRIPCION | DIAGRAMA | FORMATO | RESPONSABLE |
0 | Identifica las series y subseries basada en las T.R.D y haya empezado su vigencia | | Tablas de Retención Documental | Jefe y auxiliar de archivo |
1 | Realizartransferencias secundarias para aplicarle a las series su disposición final | | Instructivo transferencias secundarias | Jefe y auxiliar de archivo |
2 | Coteja la documentación que hay dentro de los expedientes con los inventarios documentales para aplicarle su disposición final | | Inventario documentales | Jefe y auxiliar de archivoComité de archivo |
3 | Entrega la documentación ya organizadapara así implementar uno de los ítem de la disposición final como, microfilmación, digitalización, eliminación o conservación 1
1
total | 1
1
| Acta de entrega | Jefe y auxiliar de archivo Comité de archivo |
4 | Verifica que los documentos estén bien descritos en su respectivo inventario | | Planilla de control e inventario documental | Jefe y auxiliar de archivo |
5 | Controla ladocumentación organizada para su disposición final evitando la perdida de estos y obteniendo resultados de dicha organización | | Lista de chequeo de documentos organizados | Jefe y auxiliar de archivo |

| INSTRUTIVO PARA LAS TRANSFERENCIA SECUNDARIAS PARA ORGANIZAR LA DOCUMENTACION PARA SU DISPOSICION FINAL | JUEVES 15 DE MARZOVERSION :01CODIGO: GDPI – 01-01 |

INTRUCTIVO DETRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
OBJETIVO: Identificar el las series que hayan cumplido con su tiempo de retención en los Archivos de Gestión y Central y así evitar la voluminosidad en estos y dar espacio a los documentos o series en constante consulta y vigencia en dichos archivos.
ALCANCE: Emplear las tablas de retención y valoración documental y mirar l tiempo de conservación para cada serie odocumentos en cada de los ciclos de archivo y poder realizar las transferencias secundarias o eliminar las series que no sirvan para la investigación, ciencia y cultura.
PASO | DESCRIPCION | FORMATO | RESPONSABLE |
0 | Presentar ante el comité de archivo la solicitud de transferencias secundarias ,esto se hace por el volumen documental que hay en el archivo central y darle un espacio a losdocumentos vigentes | Solicitud de transferencias(GDPSF 01-01-01)Plan de transferencias(GDP.PT.F 01-01-06) | Comité de archivo |
1 | Para la realización de las transferencias secundarias se observaran los muestreos de las tablas de retención documental. | Tablas de retención documental(GDP.TRD.F 01-01- 04) | Jefe de archivo |
2 | Utilizar las tablas de retención documental para poder identificar...