sistema de gestion documental

Qué es un sistema de gestión documental?El objetivo de un sistema de gestión documental es almacenar y gestionar documentos electrónicos, que pueden ser originales o copias digitales de documentos en formato papel.
Un sistema de gestión documental permite hacer búsquedas de documentos de forma rápida y sencilla, a la vez que habilita la consulta de histórico de modificaciones de los usuariospara cada documento.

 
Características de una gestión documental.
Los sistemas de Gestión Documental ofrecen a las empresas las siguientes características en referencia a la gestión de documentos:
 
Indexación y búsqueda.
La indexación de los documentos en un gestor documental, permite una búsqueda y recuperación rápida y efectiva de dichos documentos. Para conseguirlo se indexan losdocumentos en función de sus identificadores, metadatos o palabras extraídas del contenido de los propios documentos indexados.
Almacenaje de metadatos en el gestor documental.
Los metadatos almacenan información identificativa del documento que se ha guardado. Por ejemplo, la fecha en el que fue creado, la fecha de su almacenaje, el usuario que lo creó o la fecha de su última modificación o revisión.Control de las versiones  de documentos en el gestor documental.
Algunos  documentos, en especial los de uso compartido, evolucionan con el tiempo. Los usuarios realizan modificaciones y revisiones de los documentos de forma continua. El sistema de gestión documental guarda distintas copias o versiones de los documentos, permitiendo recuperar versiones anteriores en caso de necesidad oidentificar al autor de las modificaciones.
Integración del gestor documental en programas ERP de gestión.
El gestor documental se puede enlazar a programas o software de gestión para de esta forma poder recuperar o almacenar los documentos en el gestor documental desde el propio programa o ERP de gestión. Dichas conexiones varían en función del sistema ERP y de la base tecnológica del gestordocumental.
Seguridad en la gestión de documentos.
Los sistemas de gestión documental incluyen módulos para la gestión de los permisos y el acceso a los documentos. Documentos sólo accesibles para determinados grupos de usuarios, versiones de sólo lectura o documentos PDF sin posibilidad de ser editados, son algunas de las protecciones que ofrece un buen gestor de documentos.

Gestión documental conMicrosoft Sharepoint.
Un ejemplo de software de gestión documental es el Microsoft Office SharePoint, una potente plataforma web de trabajo colaborativo y gestión documental.  Este sistema está especialmente orientado a tratar con documentos Microsoft Office y cuenta con gran capacidad para vincular e integrar aplicaciones y servicios basados en Microsoft, como por ejemplo el ERP de gestiónempresarial Microsoft Dynamics NAV.
Ventajas de implantar una gestión documental.
Ahorro en costes de gestión de documentos.
Distribución eficiente de la información entre los equipos  de trabajoAcceso y consulta rápida de los documentos.
Seguridad y fiabilidad en la protección de documentos.
Mejora la productividad, al obtener un acceso ágil a la información.
Potencia la gestión del conocimiento enlos equipos.
Mejora el trabajo colaborativo.
Fases de una gestión documental.
Captura de documentos en un gestor documental.
Escanear documentos de papel para obtener imágenes digitales. Esta técnica tiene una funcionalidad avanzada en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR convierte los documentos en texto legible por el ordenador, habilitando su posterior uso para el texto yla búsqueda.
Recuperación de documentos.
Recuperación rápida y flexible de documentos en base a diferentes búsquedas, como por ejemplo la búsqueda por identificador del documento, por el texto contenido en el interior del documento o por  alguno de sus metadatos que lo identifican.
Colaboración
Un documento debe ser accesible por los usuarios que tiene permisos para modificarlos para que...