Sistemas de gestión documental

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Profesor: CECILIA VILLACORTA

Sección: N-804

Alumnos:

• Bardales Zuta, Christian Emanuel
• Hurtado Chávez, Luis Eduardo
• Quijano Del Águila, Salomón

Ciclo 2010-2

INDICE

1. Sistemas de Gestión Documental (SGD)

1. Definición
2. Características
3. Estructura de un SGD
4. Ventajas y limitaciones.
5.Principales proveedores y características de los productos ofrecidos.

6. Casos de aplicación
1.6.1 Sector y descripción de la organización
1.6.2 Situación actual (reto o desafío)
1.6.3 Solución aplicada
1.6.4 Conclusiones del caso
1.7 Razones para el fracaso de un proyecto SGD

1. Sistemas de Gestión Documental (SGD)

1.1Definición

A muchas empresas, en la actualidad, el llevar un manejo de la documentación se ha vuelto un trauma diario, y más si es una empresa que va creciendo, ya que aparecen nuevas áreas de trabajo como administrativa, comercial, etc. Por lo tanto, se comienza a generar un gran volumen, complejidad y diversidad de la información estructurada y no estructurada de una empresa. Para poderafrontar este problema se ha creado los SGD (Sistemas de Gestión Documental).[1]
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Los sistemas de gestión documental son programas informáticos dedicados a crear una base de datos con una amplia tecnología. Estos datos pueden ser científicos, culturales, administrativos, técnicos, etc. En la actualidad, las empresas tienden a tener sistemas de gestión documentariapara el área administrativa, pero no para el resto de áreas. Esto se da por el desconocimiento de que existen programas que van más allá de gestionar documentos solo administrativos. Además, hay que tener en cuenta que a la hora de tomar un programa de gestión documental los encargados a utilizar el programa tienen que ser previamente capacitados para su correcto funcionamiento.[2]

1.2Características

• Digitalización de todo tipo de documentos que anteriormente eran soportados por el papel.

• Los sistemas utilizan software que son adaptables a casi la totalidad de organizaciones dado el alto nivel de estandarización de los programas.

• La información almacenada puede ser compartida por diferentes grupos de trabajo dentro de la organización.

• Utiliza unared que conecta tanto a las computadoras de los usuarios finales como a la base de datos central.

1.3 Estructura de un SGD

A continuación, nos vamos a enfocar en el software del SGD, apartando los temas de hardware, redes, usuarios y base de datos, ya que son similares a la mayoría de sistemas de información vistos. Para comenzar, se entenderá que la información con la que se trabajaen un SGD es información no estructurada. Esta, es la información proveniente de los stakeholders (faxes, correos, informes, etc) y los demás documentos que llegan a la organización. A diferencia de la información estructurada (Bases de datos o sistemas de áreas específicas como contabilidad), la información que vamos a manejar va a recorrer la mayor parte de su ciclo de vida dentro de estesistema.[3]

En el software es donde se encuentran los programas de apoyo a la gestión documental. El software de gestión documental se encarga de realizar las funciones principales de todo sistema, entre las principales que tiene este sistema están

1. Captura: Las entradas de datos que tiene el sistema, que pueden ser tanto como de los usuarios o proveniente de otras aplicaciones. Estaparte termina con la fase de clasificación

2. Clasificación: Almacena, clasifica y luego, dependiendo del sistema utilizado, genera plantillas en base a una categorización predeterminada.

3. Gestión: Consiste en el tratado de los datos para convertirlos en información relevante

4. Almacenamiento y archivado: Se toma la información y se deposita en bases de datos. En el caso del...