Sistema De Gestión

Cómo un sistema de gestión de archivos electrónicos pueden ayudar a ahorrar costes
Never lose or misplace a file now - make them permanent! Nunca pierde o extravía un archivo ahora - que sean permanentes!
Minimize recurring expenses and equipment costs Minimizar los gastos recurrentes y costos de equipo

What is an electronic File Management System? ¿Qué es un Sistema de Gestión dearchivos electrónicos?

An electronic file management system is a software system used to import, store and manage electronic documents and images of paper documents. Un sistema de gestión de archivos electrónicos es un sistema de software que se utiliza para importar, almacenar y administrar documentos electrónicos e imágenes de documentos en papel.

Why use a file management system? ¿Por quéutilizar un sistema de gestión de archivos? * Managing paper based documents can be quite time consuming. Gestión de documentos en papel puede ser muy lento. * It also demands a lot of physical effort on the part of employees, who may need to do several rounds of the document storage room every day. También exige un gran esfuerzo físico por parte de los empleados, que pueden tener que hacervarias rondas de la sala de almacenamiento de documentos todos los días. * Even if the files are stored in small cabinets at your desk , you may need to pull out the correct folder, flip through scores of sheets, refer to the document you were looking for and file back the document and put the folder away where it was. Aunque los archivos se almacenan en armarios pequeños en su escritorio, esposible que tenga que sacar la carpeta correcta, dar la vuelta a través de decenas de hojas, consulte el documento que estaba buscando y presentar de nuevo el documento y ponga la carpeta de distancia, donde fue . * Repeated several times in a day, this process can add up to several hours every week. Repetir varias veces en un día, este proceso puede añadir hasta varias horas cada semana. * Anelectronic file management system helps you scan all that paper and dispose of it (except documents required to be in paper form by law or by your organization's policy). Un sistema de archivos de gestión electrónica permite analizar todo ese papel y disponer de ella (excepto los documentos deben estar en formato papel por la ley o por la política de su organización). * Digitizing the filesmakes them permanent, easier to back up and far more convenient to manage . La digitalización de los archivos para que sean permanentes, más fácil de copia de seguridad y mucho más cómodo de manejar. Electronic file management system saves costs in several ways Sistema electrónico de gestión de archivos ahorra costos de varias maneras * Eliminate loss of files: Managing large volumes of paper baseddocuments day in and day out can make one error prone. Eliminar la pérdida de archivos: Gestión de grandes volúmenes de documentos en papel basado días y salir al día puede hacer una propenso a errores. A study by Pricewaterhouse Cooper* reveals that the average organization loses 1 out of 20 documents . Un estudio realizado por Pricewaterhouse Cooper * revela que la organización promedio pierde1 de cada 20 documentos. It takes $120 in labor searching for each lost document and wastes 25 hours in labor recreating each lost document. Toma 120 dólares en la búsqueda de trabajo cada documento perdido y pierde 25 horas de trabajo recreando cada documento perdido. But when paper based documents are digitized, they are stored in databases on your computer or network. Pero cuando los documentosen papel se digitalizan, se almacenan en bases de datos en su computadora o red. become easy to search, especially if you use document management software. ser fácil de buscar, sobre todo si se utiliza software de gestión de documentos. * Eliminate misfiling: You may take care to not lose a document, but as filing paper manually can make one error prone, it does increase the chances of...