Sistemas de informacion

¿Qué entendemos por Sistema de Información (SI) de una empresa? Punto de vista del negocio.
En este artículo y los subsiguientes, estudiaremos con detalle algunos conceptos que son ampliamente usados, pero que son también a menudo mal entendidos o confundidos. Y lo haremos porque estos conceptos formarán la base de nuestra estructura de pensamiento para empezar a comprender el rol de lossistemas de información, para más adelante hablar de la tecnología inherente a ellos.
Es importante aclarar que estos conceptos serán tratados siempre desde el punto de vista empresarial, es decir, describiendo su rol activo en la consecución de los objetivos del negocio.
Primero entonces, analicemos qué es un Sistema de Información:
La visión más intuitiva del SI de una empresa se obtienesimplemente observando cómo la información fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno. Desde que un cliente ingresa al local, hasta que sale de él (con o sin el producto o servicio deseado), se genera un movimiento de información que más o menos esta dado por los siguientes eventos y flujos: pedido del cliente; el vendedor genera el pedido y manda una copia a almacén para ser servido(probablemente chequea que el cliente tenga crédito); en almacén se comprueba que exista en stock y, de ser así, lo asigna al pedido; se prepara un recibo y se adjunta al pedido y se remite a facturación; facturación genera la factura de acuerdo a las condiciones de venta, etcétera, y se origina el envío o entrega en el momento.
Toda la información recolectada, elaborada, distribuida yalmacenada (datos de los clientes, proveedores, productos vendidos), junto con los procesos que manipulan dicha información (generar un pedido, enviar una copia a almacén, etc.) conforman el SISTEMA DE INFORMACIÓN de la empresa. Pero para cerrar la idea, por supuesto, debemos hablar también del objetivo que persigue dicho SI. Su objetivo es entonces, el de apoyar los procesos de toma de decisionesnecesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.
El SI es entonces, un sistema más, de la misma categoría que otros más tradicionales, como el sistema de planificación, el de control, etc.
Desde una perspectiva general, las estrategias adoptadas, dan lugar a actividades de planificación, diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y accionesde control. Pero “diseño y ejecución de acciones para la consecución de objetivos” puede desdoblarse en:
- acciones comerciales
- acciones en área de producción
- acciones financieras
- acciones sobre sistemas de información, etc.
(Ejemplo hipotético: El objetivo perseguido es el de aumentar las ventas de un producto “X” en un 10% en los próximos 5 meses. Dentro de las acciones comercialespodemos incluir publicidad, promociones u otras. Dentro de las acciones correspondientes a SI puedo establecer que el sistema me arroje semanalmente el porcentaje de crecimiento de ventas de ese producto y establecer así cuan cerca o lejos se está de la consecución de dicho objetivo)
Demos entonces una definición formal:
“Un SI es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colecciónde datos estructurados en función de las necesidades específicas del negocio, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de la organización y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa, de acuerdo con su estrategia.”(1)
Observemos que esta definición se centra en el para qué del SI, y no en el cómo. Y establece que las necesidades de información en tiempo, forma y lugar serán satisfechas por el SI para que los responsables de tomar decisiones, lo hagan con el mayor conocimiento de causa posible y para que las acciones correctivas se lleven a cabo en el momento oportuno.
Es así como, en ocasiones, la propia...