Sistemas de informacion

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. INFORMACIÓN Y DATOS

En la vida diaria los términos “información” y “datos” se utilizan indistintamente, lo cual es hasta cierto punto razonable, porque como veremos más adelante, la calidad de información o datos la da el usuario. En sistemas, los datos son la materia prima de la cual se deriva la información.

Los datos son señales, hechos, cifras, palabras ográficas que representan una idea, objeto, condición o situación, pero que no afecta el comportamiento. Al ser procesados, manipulados o simplemente si afectan el comportamiento (si se toman decisiones por ellos), se convierten en información. Por ejemplo, una serie de cifras de ventas, organizadas por regiones, por vendedor, por producto, por período, etc. se presentan al Gerente para quereaccione (tome decisiones) sobre los mismos, constituyen información. Otro ejemplo, un solo dato, la temperatura de una caldera en la planta de producción, en el momento en que es consultado para decidir si se le sigue o no poniendo combustible, se convierte en información.

La información es el conjunto de datos seleccionados y organizados con respecto al usuario. La conversión de datos a informaciónes la principal función del procesamiento de datos, sea este manual, mecánico o electrónico.

RETROALIMENTACIÓN
La disponibilidad de datos e información en una empresa es de vital importancia. Se compara con el torrente sanguíneo en el cuerpo humano.

“Sistema de información es el conjunto de elementos y procedimientos que íntimamente ligados, interactuando entre sí y con las demáspartes de la organización a la que pertenecen (el sistema mayor), llevan a cabo el proceso de captación de datos y entrega de información con el objeto de proporcionar los conocimientos necesarios a las personas indicadas, para que puedan decidir la actitud más adecuada a tomar frente a determinadas alternativas o circunstancias.” (1).

2. CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

Los datos, dentro delsistema de información, tienen su propio ciclo vital. Tres aspectos de este ciclo son especialmente importantes para el desarrollo, diseño y operación de los sistemas.

a) ¿Cómo se GENERAN los datos?

b) ¿Qué clase de MANIPULACIÓN o PROCESAMIENTO de datos se lleva a cabo?

c) Cómo se lleva a cabo la COMUNICACIÓN de información, el ALMACENAMIENTO
y la RECUPERACIÓN de datos?

En elsiguiente diagrama se presenta el ciclo vital de los datos, según Murdick y Ross (2).

GENERACIÓN: El resultado de algún fenómeno del ambiente o de la compañía, se observa y registra.

ALMACENAMIENTO: Por lo menos brevemente se guarda el dato, en la mente del hombre, en un documento o en un dispositivo de alguna clase, hasta que el dato pueda aplicarse o utilizarse.

RECUPERACIÓN: Consiste en laconversión del dato en un código inteligible para el usuario, generalmente presentados en reportes.

VALORACIÓN: El valor de los datos depende de su exactitud, confiabilidad y oportunidad. También existe el aspecto económico, toda vez que el almacenamiento tiene un costo, por lo que hay que vigilar constantemente los archivos de datos para eliminar los que sean inútiles.
TRANSPORTACIÓN (lasflechas): Los datos se transportan constantemente de la fuente al almacenamiento, al procesamiento, al usuario y al almacenamiento.

DISTRIBUCIÓN: Antes de hacer llegar a los usuarios, pueden o no ocurrir dos subfases: La reproducción y la clasificación. Reproducción cuando del almacenamiento en algún medio debe reproducirse en otro. Ejemplo: de cinta a cinta, de ésta a disco, etc. o bien elrequerimiento de más copias que las que hay almacenadas. Clasificación: a menudo los datos se acumulan en forma aleatoria y hay que acomodarlos para que sean útiles. Aun aquellos que pudieron haber sufrido distribución y clasificación pueden luego necesitar un orden distinto, por ejemplo: los datos de ventas pueden almacenarse por agente vendedor, pero luego puede requerirse una clasificación por...
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