Sistemas de Información de Gestión












PROYECTO FINAL
SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN



Profesor:
Luis Rodríguez Flores
Alumnos:
Nicolás Guzmán M.
Ricardo Oliva S.
María Rojas C.







Santiago, Junio – 2014
RESUMEN EJECUTIVO

En el presente proyecto se presenta una propuesta de mejora sobre el proceso “Pago a Proveedores” que actualmente se realiza en la Superintendencia del MedioAmbiente (SMA), cuyo objetivo general es asegurar el correcto y oportuno pago de las obligaciones contraídas con proveedores de bienes y servicios.

A la fecha, considerando que la SMA es un repartición pública nueva, podemos indicar que el pago a proveedores se realiza de manera correcta no así oportuno, ya que es un proceso principalmente manual, lo que conlleva demora en el traspaso de ladocumentación entre los distintos actores del proceso.

En razón de lo indicado precedentemente, el objetivo de nuestra propuesta de mejora es poder dar cumplimiento a lo instruido por el Ministerio de Hacienda, a través del Oficio Circular N°23 de 2006, mediante el cual se instruyó a los Servicios Públicos adoptar las medidas necesarias que permitan efectuar los pagos a sus proveedores en un plazomáximo de 30 días hábiles, plazo que se contabiliza desde la recepción conforme, por parte de la SMA, de la factura y/o boletas de honorarios, lo cual nos permitiría realizar el pago de a los proveedores de manera correcta y oportuna.








1.- BPM Inicial

1.1.- Etapa Validación

1.2.- Etapa Emisión




1.3.- Etapa Pago



Consideraciones BPM Inicial:
1.- El bien o serviciocontratado se encuentra comprometido en el SIFGE.
2.- El bien o servicio fue recibido conforme por la unidad demandante.
3.- Teniendo claro que el Proveedor no es parte del flujo de la SMA, se muestra en la figura porque el tiempo de pago (días) se mide entre el ingreso de los documentos a la Unidad de Contabilidad y el retiro del cheque por parte del Proveedor.
1.2.- Roles y responsabilidades1.2.1.- Unidad de Contabilidad:

Recibir y registrar (fecha) la documentación de pago a proveedores (factura y/o boleta de honorarios).
Devolver a la unidad demandante de la factura y/o boleta de honorarios que no cumplan con los requisitos (sin visación, mal extendida o que no corresponda al servicio y bien contratado).
Emitir comprobante de pago.
Enviar la factura y/o boleta dehonorarios, junto con el comprobante de pago, a Tesorero.
Preparar nómina de pagos (cheques) a proveedores.
Informar a Proveedores la disponibilidad de pago.
Realizar el pago (entrega de cheque) a proveedores.
Archivar y resguardar documentación de pago a proveedores (comprobante de pago firmado y factura y/o boleta de honorarios).

1.2.2.- Tesorero:

Revisar comprobante de pago y documentos derespaldo (factura y/o boleta de honorarios).
Registrar (semanalmente) en el programa de caja la factura y/o boleta de honorarios.
Revisar el programa de caja, establecer plazos de pago, y asegurar fondos para cumplir los compromisos adquiridos.
Devolver a la Unidad de Contabilidad los comprobantes de egreso inconsistentes con el monto de la factura y/o boleta de honorarios.
Emitir y firmarcheque (primera firma).
Enviar cheque y comprobante de pago, junto con la factura y/o boleta de honorarios, al Jefe del Departamento de Finanzas.

Jefe Departamento de Finanzas:

- Revisar cheque, comprobante de pago y documentos de respaldo (factura y/o boleta de honorarios).
- Devolver a Tesorero los cheques (monto) inconsistentes con el comprobante de pago o la factura y/o boleta dehonorarios.
-- Firmar cheque (segunda firma).
- Enviar a Unidad de Contabilidad cheque, comprobante de pago y la factura y/o boleta de honorarios.
- Supervisar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a sus funcionarios dependientes (Unidad de Contabilidad y Tesorero).




2.- Descripción de la situación actual

El proceso actual es desarrollado por tres actores del Departamento de...