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Caso de Estudio 2: Administración de gastos de viaje: nuevas herramientas, nuevos ahorros Los viajes de negocios y el entretenimiento son indispensables en muchos empleos, y con frecuencia una parteconsiderable de los gastos corporativos. De acuerdo con American Express y Concur Technologies, los gastos de viaje y entretenimiento para las empresas estadounidenses llegan a más de 200.000 millonesde dólares anuales. Sólo en boletos de avión, en 2004 IBM gastó 493 millones de dólares en tanto que en General Electric los mismos gastos fueron por 280 millones de dólares. El procesamiento de losinformes de gastos de viaje y entretenimiento se suma al costo. Según la empresa consultora Aberdeen Group, de Boston, el costo de procesar un solo informe de gastos es de 48 dólares. Aberdeendescubrió que, por lo general, un empleado tarda 57 minutos en terminar un informe de gastos. El procesamiento de gastos de viaje y entretenimiento es particularmente tedioso para las empresas más pequeñasque, por lo general, realizan sus procesos en papel. MarjetStar un proveedor de servicios subcontratados de ventas y marketing localizado en Ogden, Utah, se ahogaba en un mar de informes de gastos.Cerca de 650 de sus 1200 empleados se dedicaban a archivar informes de gastos en su departamento de contabilidad. Necesitaba tres empleados de tiempo completo para aprobar, procesar y auditar manualmente300 informes de gastos por semana, la mayoría de ubicaciones remotas. Los pagos de los gastos se retrasaban durante varias semanas. Jeff Jones, contralor de MarketStar, comparaba este proceso aconstruir " un dique cuando el agua le está llegando a las rodillas. Nunca podíamos hacer para seguir el ritmo". Además de procesar informes se clasificarán con exactitud y que todos los gastos secodificarán adecuadamente. MarketStar decidió implementar el software Concur Expense Service, que automatiza el proceso de elaboración de informes de gastos de viaje y entretenimiento. Los empleados pueden...
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