Supply Chain Optimization at Hugo Boss

3500 personas trabajaban en tiempo de cosecha y 1250 personas durante el año




Un estudio de
marzo de ese año, realizado por una empresa consultora,
concluía que cerca del 90% de los usuarios
no confiaban en el sistema de compras existente;
que existía desinformación por parte de los usuarios
sobre el estado de su requerimiento y que eso aumentaba
la ansiedad y empeoraba el climalaboral.

tomaba en promedio más de
17 días calendarios y que la mayoría de los procesos
no estaban estandarizados. Todo esto provocaba alta
repetición de tareas con múltiples revisiones y autorizaciones,
reimpresión de órdenes de compra al
momento de recibir e ingresar un material a bodega
y aumento en la tasa de compras urgentes

El director gerente comentaba Que su misión era servircon eficiencia a todos
los usuarios internos de la empresa

lo trasladaron
Ello permitió tener
muy cerca compras y bodega, y conocer de primera
fuente los problemas existentes y, de paso, mejorar
el tiempo de respuesta de las posibles soluciones,
acercando el servicio a los usuarios más importantes
dentro de la organización.

Nuevo procedimiento
implementó
para compras, ingresos ysalidas de bodega de la
Corporación (ver el Anexo N° 4).

Este procedimiento estaba principalmente enfocado
a reducir los tiempos de proceso de operaciones
cotidianas mediante el uso de tecnología de
la información, a la estandarización de tareas repetitivas
y a la transparencia del proceso de compra
mediante el acceso de los usuarios al seguimiento
y control en línea de cada requerimientorealizado
a través del nuevo sistema de compras

Una vez que la requisición del usuario era ingresada
al sistema, quedaba a la espera de la autorización
del jefe de área correspondiente. El tiempo
promedio que trascurría hasta que se autorizaba
la requisición por medio del nuevo sistema de suministros
y materiales, o con el envío de un correo
electrónico, ascendía a 1,24 días calendarios.Luego,
cada requisición autorizada quedaba disponible
para que el departamento de Suministros e Insumos
le asignara un comprador. Este proceso tomaba en promedio 1,44 días calendarios. Finalmente, los
compradores se tomaban, en promedio, 6,72 días
calendarios para cotizar cada una de las líneas de
productos a usualmente tres proveedores diferentes,
lograr la selección del proveedor ganador yla
emisión, autorización y confirmación de una orden
de compra. Todo el proceso interno tenía en 2006
un tiempo promedio de 9,41 días calendarios.
El lapso de tiempo que transcurría entre el envío
de la orden de compra al proveedor hasta que el
material o insumo era ingresado correctamente a la
bodega correspondiente (proceso externo) ascendía
en promedio a 6,58 días calendarios, lo queimplicaba
que con las iniciativas puestas en práctica por
la gestión de Luis Cifuentes y sus colaboradores, el
tiempo total de entrega del ciclo de compras había
sido reducido a 16 días calendarios.

Compras urgentes liquidación de facturas

Por último, la evaluación y selección de proveedores
para el proceso de cotización

El procedimiento
instaurado constaba de tres partes:1.invitación escrita
a los potenciales proveedores para que presentaran
la información general de la empresa y sus
productos ante la organización, 2. la selección de
proveedores, que se realizaba de acuerdo al “score”
que se encontraba estandarizado en el formulario
de Selección de Proveedores y 3. la evaluación de
los proveedores, que se realizaba de acuerdo con
su capacidad para suministrarproductos conforme
con los criterios de aceptación previamente establecidos
por la organización,
dejando constancia de
aquello en el formulario
Evaluación de Proveedores. Un proveedor era
seleccionado si obtenía
un conteo o ‘score’ mayor
o igual a 70 puntos


Los usuarios internos más demandantes,
en términos de transacciones y órdenes de
compra emitidas, eran Administración y Recursos...