Técnicas de oficina

6.3.10 Orden del día
Contra el margen izquierdo a 3 interlineas del ultimo nombre, y con mayúscula sostenida se escribe la palabra orden del día, seguida de dos puntos (:), de ½ a 2 interlineas y contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan de ½ a 2 interlineas.

6.3.11 Desarrollo
Contra el margen izquierdo a 3 interlineas delultimo tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:) a dos interlineas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
A dos interlineas del titulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencillaentre renglones y doble entre párrafos.

• El primer tema puede ser verificación del Quórum o lectura discusión y aprobación del acta anterior.

• En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presentan.

6.3.12 Convocatoria
Si se programa una nueva reunión se escribe la palabraconvocatoria contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.) a 3 interlineas del último renglón del texto.
A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar.

Ejemplo:

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en la oficina de la sucursal de Barranquilla el 17 de septiembre de 2011, a partir delas 09:00 horas.

6.3.13 Firma, nombre y cargo
El nombre completo de los firmantes responsable se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de 4 o 6 renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reportan demanera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que sigue en el mismo renglón hacia la derecha.

Ejemplo:

Manuel Chacón Correa Juan Camilo Vélez Cano
Presidente Secretario

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de 4 a 6 interlineas unodel otro distribuidos por pares. Si el número es impar la última firma se centra.

6.3.14 Firmas Responsables
Toda acta lleva las firmas de los responsables de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto.

En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión “pasan firmas”, seguida de dos puntos (:), sobre elmargen inferior y contra el margen derecho.

6.3.15 Aspectos Generales

1. Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas, sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias.

2. Se indica el nombre de la persona que presenta una moción,pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

3. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con nombre completo.

4. Cuando haya lugar a votaciones se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramiento se registran los resultados y nombres completos.

5. En caso de actaregistrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma.

6.3.16 Anexos
Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la...