Tablas de retencion documental

SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SUBSECRETARIA DE DESPACHO DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ

NOVIEMBRE DE 2007

Carrera 30 No. 24 -90 Piso 3. Torre A. Costado Occidental. CAD. Teléfonos 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co

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TABLA DE CONTENIDO
Pág. PRIMERA PARTE 1. SECRETARIA DISTRITAL DEDESARROLLO ECONÓMICO 1.1 OBJETO 1.2 SECTOR DESARROLLO
1.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

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1.4 MISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8 1.5 VISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8 1.6 VALORES ÉTICOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8 1.7 PRINCIPIOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLOECONÓMICO 8 1.8 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8 1.9 POLITICA DE CALIDAD DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 9 2. MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO 10 2.1 COBERTURA DE LA NORMA 12 3. COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 15 4. OBJETIVO GENERAL 15 4.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15 5. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 16 5.1 PASOS METODOLOGICOS PARALA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 17 5.1.1 Investigación preliminar sobre la institución 17 5.1.2 Entrevista con los productores de los documentos de la institución 18 5.1.3 Análisis e interpretación de la información recolectada 18 5.1.4 Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental 19 5.2 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLASDE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 19 6. CLASES DE DOCUMENTOS 23 6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS 23 6.2 DOCUMENTOS MISIONALES 23 7. TIPOS DE ARCHIVOS 23 7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN O ADMINISTRATIVO 23 7.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO 23 7.3 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE 23 8. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 24 8.1. UNIDADES DE CONSERVACIÓN YALMACENAMIENTO 24 8.2. ORGANIZACIÓN FÍSICA 24 8.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL 27 8.4. SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL 28 8.5 IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS (DESCRICIÓN DOCUMENTAL) 29 8.6 INVENTARIO DOCUMENTAL 30 8.7 DIGITALIZACIÓN DE GRUPOS DE DOCUMENTOS 30 9. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 31 10. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 31 10.1. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS 32 10.1.1 Archivo de gestión o de oficina32

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10.1.2 Archivo central o intermedio 10.1.3 Archivo histórico 10.2 PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION 10. 2. 1 Limpieza de la documentación 10.2.2 Eliminación de material metálico 10.2.3 Identificación del material afectado porbiodeterioro 10.2.4 Revisión y Foliación 10.3 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 10.4 CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS 11. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 12. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 13. GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS 14. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 14. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓNBIBLIOGRAFIA
SEGUNDA PARTE ANEXOS CRONOGRAMAS DE ELABORACION DE TABLAS Y ENCUESTAS DOCUMENTALES

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147 ANEXOS ENCUESTAS DOCUMENTALES 151 TERCERA PARTE ANEXO CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 431 ANEXOS FORMATOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 433 ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES Y DECRETOS 457 ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES RESOLUCIONES CREACION DEGRUPOS Y FUNCIONES RESOLUCIÓN 001 MANUAL DE FUNCIONES 541 CUARTA PARTE ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES RESOLUCIONES CREACION DE GRUPOS Y FUNCIONES RESOLUCION 002 DISTRIBUCIÓN PLANTA DE EMPLEOS 722 ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES NORMAS DE CREACION Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS EXTERNAS E INTERNAS 832 ANEXO ACTA No. 3 (18 de Diciembre de 2007) COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO APROBANDO LAS...