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3. Características de los análisis de Organización y Métodos
La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y preparacomo informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de losrecursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2. Describir tal hecho osituación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
5. Ordenar cadaelemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenosadministrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:
a. Eliminación: Es la supresión de un sistema detrabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimientoque considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras enlos métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc.,...
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