Tareas Recepcion

FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN RECEPCION
A continuación les presento las principales funciones del departamento de Recepción, diferenciadas por sub −
departamentos:
• Reservas:
Las solicitudes de reservas, suelen realizarse por teléfono, fax, e'mail, otros; y no siempre las realiza el cliente
que va a recibir el servicio, sino su secretaria o asistente.
¿Quién hace reservas? Las suelenhacer: personas particulares, agencias de viajes, empresas, centrales de
reservas; y pueden ser tanto para individuales como para grupos.
Sus funciones son: atender solicitudes de reservas, tarifas y servicios. Así mismo de acuerdo a la
disponibilidad confirmar, cancelar y modificar reservas. El(la) agente de reservas, al igual que todos los
empleados de Recepción tiene la obligación de conocer ypromover los servicios del hotel. Además es el
sub−departamento encargado de elaborar estadísticas y previsiones.
• Recepción:
La Recepción propiamente dicha, realiza sus funciones desde antes que el cliente llegue al hotel, durante su
estadía, y hasta que éste se retira del hotel:
Hacer el pre registro de pasajeros y grupos.
Asignar habitaciones reservadas.
Elaborar listas de grupo y distribuírlas.Registrar huéspedes y grupos.
Asignar habitaciones a los walk in.
Recibir y entregar mensajes para pasajeros y para el hotel.
Autorizar cambios de habitaciones.
Llenar requisiciones para Almacén.
Controlar llaves de habitaciones.
Dar salida a las habitaciones.
Verificar reportes de ama de llaves.
Atender problemas de los huéspedes.
Solicitar trabajos a mantenimiento.
Solicitar trabajos al Ama dellaves.
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Autorizar envíos de camas y cunas extra.
Atender el Departamento de Reservaciones, cuando está cerrado.
Promover los servicios del hotel.
Solicitar servicios médicos cuando el huésped lo requiere.
Comentar a su jefe las opiniones de los huéspedes del hotel.
Mantener limpia la recepción.
Realizar inventario de papelería, folletos y tarifas.
Archivar la papelería que ya ha sido utilizada.• Teléfono:
El teléfono es el medio de comunicación más usado en el hotel, tanto para comunicación interna como
externa. Los hoteles generalmente trabajan con centrales, que tienen anexos en las habitaciones y en las
principales áreas del hotel. Sus funciones específicas: tomar mensajes para los huéspedes o personal del
hotel, hacer vales de las llamadas telefónicas, e inclusive hacer labores dedespertador.
En la comunicación telefónica es muy importante el tono de voz, la vocalización y la rapidez en la
atención.
Se recomienda coger lápiz y papel cada vez que suene el teléfono, para no hacer esperar, tomar los
mensajes completo y dejar hablar hasta que el interlocutor termine su mensaje.
• Conserjería:
Departamento que realiza tareas múltiples. Por su proximidad con los huéspedes, puedepromover los
servicios del hotel y captar mejor el estado de ánimo del cliente durante su estancia. Funciones:
Acompañamiento a huéspedes a las habitaciones.
Llevar autos de huéspedes a la cochera.
Controlar equipaje de huéspedes y grupos.
Guardar en custodia el equipaje de los huéspedes.
Controlar accesos y ascensores.
Llevar mensajes de huéspedes a las habitaciones.
Conocer de primeros auxilios.Realizar compras de entradas para espectáculos.
• Caja y Facturación:

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Este importante sub−departamento, se encarga de:
Apertura y cierre de las cuentas
Realizar cargos
Cuadrar las cuentas
Emitir facturas o boletas.
MATERIALES Y EQUIPO DE TRABAJO
De la buena distribución de los muebles y equipos en la Recepción, depende que sus empleados realicen un
trabajo rápido y eficiente.
• Reservas:
1.Hoja de Control de Reservas: es un formato en papel cuadriculado con 31 columnas, una para cada día del
mes, y renglones según habitaciones del hotel, en el que se van anotando las reservas recibidas, y sirve para
evitar sobreventas.
2. Formatos: de toma de reserva, de modificación, cancelación y confirmación de reservas.
• Recepción:
• Computadora: para llenar los slips o tirillas, para hacer...