Tareas

Abril 12, 2013
Santo Domingo Este



Universidad Dominicana O&M
Recinto Santo Domingo este.


Sistemas y Procedimientos I
Propuesta de automatización de sistemas



Ing. Eleuterio Pared Aquino
Moderador






Sustentantes:

Ángel Luis Acosta Liberato 08-MIS6-1-064
Bresly Alexander Arias Báez 11-EIST-6-001
Endrina Yelixa Feliz Herrera 11-EIST-6-042
Juan R. Del OrbeRodríguez 11-MISN-6-030



















Automatización del sistema de factura e inventario de la farmacia Olimpo, durante el periodo 1ro de abril del 2013 hasta el 29 de diciembre del 2013.









Introducción

Como hemos mencionado previamente, el objetivo de este proyecto se basa en la automatización del procesamiento de la información de unestablecimiento dedicado a la venta de fármacos y a fines.

En este caso hemos considerado hacer tales cambios basándonos en un sistema de información virtual operado mediante una computadora, por entender que es la forma más eficaz, segura y confiable de controlar los datos en menor tiempo.
Dentro de las consideraciones puntuales del proyecto podemos citar:
Facturación
Inventario
Almacenamiento datosSeguridad datos

Agrupando así en un solo sistema la interconexión de los diferentes procesos.





Planteamiento

Uno de los problemas principales que presenta esta empresa es la ejecución manual de los procesos de factura e inventario provocando la pérdida de confiabilidad en los datos, lentitud en las respuestas ante los clientes y un proceso económico más propenso a errores comodescribimos más abajo.

El proceso de facturación y venta se estructura basado en recibos manuales, cálculo de precios, sumas no predeterminadas ni exactas.
Pasos en el proceso de venta actual:

Cliente

Cliente llega al establecimiento
Solicita uno o varios productos

Vendedor

Busca de manera individual en el inventario físico los productos
Escribe cada descripción producto, cantidady precio.
Realiza la suma total de la facturas agregando el ITBIS
Entrega una copia carbón al cliente y archiva la original para fines de inventario y balance contable.

Como podemos ver, la estructura del sistema manual de venta presenta debilidades tanto en la fluidez de los procesos como en la fiabilidad de los datos a la hora de consolidar el total de las facturas.

Otros problemas quepresenta la carencia de un sistema es, que se realizan gastos innecesarios en inventarios físicos lo cual a través del tiempo ocupa grandes espacios dentro de la misma, errores que pueden cometer los empleados a la hora de traspasar al inventario los productos previamente vendidos, y la vulnerabilidad de los archivos y expedientes generando desconfiabilidad en los datos.
Pasos en el proceso deinventario actual:

Proveedor
Entrega el pedido con su respectiva factura a la empresa

Almacén
Recibe los productos cotejando la factura general
Organiza los productos por cantidades y tipo
Archiva la factura general recibida
Rebaja del inventario general las cantidades vendidas
Actualiza de forma manual el inventario actual cada vez que se registra una venta.

Dentro de este procesopodemos visualizar a todas luces el descontrol que puede causar un error por parte del encargado del almacén, y las considerables pérdidas que representaría no tener control del agotamiento del stock de cualquiera de los productos.

En el aspecto económico la empresa se puede ver afectada ya que los datos con altos márgenes de errores pueden afectar el proceso general de la empresa, y llevar atener pérdidas sustanciales de clientes, mercancía e ingresos.

Justificación

Como resultado de que esta empresa no cuenta con un sistema automatizado para el tratamiento de la información de sus facturas e inventario y la respuestas eficientes ante los clientes, hemos decidido elaborar una propuesta que brinde soluciones precisas y eficaces que contribuyan al aumento de la fluidez de los...