TAREAS

CLASE DE ARCHIVOS
Archivo de gestión o de oficina
Archivo central o intermedio
Archivo histórico o permanente.

IMPORTANCIA DE CADA UNO DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVO DE GESTION DE OFICINA
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internasindicadas en las Tablas de Retención Documental, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la Tabla de Retención Documental correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de suproducción y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A  este archivo son transferidos losdocumentos de los archivos de gestion. El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlasen las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las Tablas de Retención Documetal. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la Tabla de Retencion Documental.

ARCHIVO HISTORICOO PERMANENTE
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documentalcorrespondiente, señalándole la signatura topográfica.

CLASES DE DOCUMENTOS
Por naturaleza
Los documentos se clasifican en:
Textuales: escritura sobre papel u otro soporte. Ej. Carta, informe.
De imagen: reproducción de imagen fija o móvil. Ej. Película, fotografía. Los documentos de imagen, especialmente las fotografías pueden hacer parte de documentos textuales, en las hojas de vida y loscontratos.
La clase más abundante la conforman los documentos cuyos textos están escritos en papel, le siguen los cartográficos. Estas clases de documentos pueden formar fondos cuando son producidos por el mismo autor.
Por el origen, fuente o autor
La fuente: puede ser privada o publica, anónima o conocida, el autor puede ser una persona, un grupo de personas o una institución. De acuerdo con lainstitución los documentos pueden ser:
Publicos: otorgados por entidades oficiales o del gobierno. Ej. Escrituras de compraventas.
Privados: se originan en la empresa privada. Ej. Cartas comerciales. Facturas.
Por el contenido los documentos pueden ser:
Dispositivos: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida. Ej. Decretos, leyes, resoluciones.Testimoniales: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido. Ej. Registro civil, escritura publica, registro de propiedad de un vehiculo.
Informativos: dan a conocer algo, informan. Ej. Cartas, telegramas, informes.
Facilitativos: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen. Sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno. Ej. Documentos contables, hojas...