Tecnicas De Archivo

Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad Nacional Experimental
“Simón Rodríguez”

Facilitador: Participantes:
Gustavo Machuca. Rondón, Danella.
Delgado,Eduardo.
Araguache, Yannys.




Aragua de Barcelona, 7 de Septiembre de 2012.
MARCO CONCEPTUAL.
Archivo:
Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de lasactividades de una institución. Los archivos de los Sujetos Obligados conservan la información documental (oficios, circulares, estudios, informes, actas, manuales, memorias, entre otros), que tenga utilidad administrativa o histórica, a efecto de que funcionarios, empleados y estudiosos puedan aprovecharlo con diversos propósitos.
Archivos Administrativos:
Son aquellos acervos que contienendocumentación que por su naturaleza se considera activa y semiactiva es decir, que contiene valores primarios y su uso es potencial o frecuente, en razón de su vigencia administrativa, fiscal o legal. Estos archivos se constituyen por los de trámite y concentración.

Estructura:
Tiene una estructura jerárquica y lógica, es decir, cada apartado puede a su vez Subdividirse en sus componentes lógicos.Permite la identificación y agrupación de los documentos, sea cual sea su soporte, de acuerdo con las funciones y actividades de la UA. Aplicando el cuadro de clasificación podemos agrupar de manera independiente la
Documentación económica, la documentación académica, la relativa a recursos humanos, etc. El cuadro de clasificación muestra las relaciones que hay entre los documentos e identificalas series documentales en el conjunto del fondo documental.

PROCEDIMIENTOS.
* Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservarsiempre material original o copias al carbón.
* Si solo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
* Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
* Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano lasoficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
* El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
* Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación queha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.
* Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia
POLÍTICAS.
1. Las áreas de la organización solicitarán a la Dirección de Administración y Finanzas la transferencia de los expedientes que hayan concluido su vigencia en el Archivo de Trámite de conformidad conlos plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.
2. La Dirección de Administración y Finanzas debe establecer la fecha y hora de recepción de la transferencia respectiva.
3. El Archivo de Concentración no recibirá expedientes con información reservada, ello de conformidad con el artículo 30 del Reglamento del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de...