TECNICO LABORAN EN ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

 TÉCNICAS DE OFICINA
ELOINA FERNANDEZ SALDAÑA
TALLER 1
1-UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que sellevaran en los archivos de gestión centrales e históricos.
2-MISION DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles) facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones archivísticas.
3-FUNCIONES DELA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Control de ingreso de la documentación
Organización del fondo documental (clasificar, ordenar, describir)
Conservación
Servicio y control de préstamo de documentos
Selección y traslado de la documentación al archivo central
Digitalización de los documentos
Atención de consultas sobre informes
El área de correspondencia debe velar también por la adecuadaconservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en el acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.
4-SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Recepción de correspondencia
Radicación de correspondencia
Distribución de la comunicación en el área correspondienteAtención al usuario
Consulta y préstamos de documentos



5-MOBILIARIO Y EQUIPO
El área de correspondencia determinará los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la institución.

EQUIPOS:

El computador
La impresora
El escáner
El fax
La fotocopiadora
El teléfonoEl reloj
La máquina de escribir


ELEMENTOS DE ESCRITORIO:
Clips metálicos
Cosedora
Perforadora
Ganchos de cosedora
Carpetas
Sobres de manila
Lapiceros taja lápiz
Sacapuntas
Borrador
Cinta mágica
Corrector
Sellos (radicado-recibido-fecha y hora)
Cortapapel
Guillotina
Archivadores
Resaltadores
Tijeras
Saca ganchos
Microfilmadora

6-COMUNICACIÓN OFICIAL: Son todasaquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.


7-QUE SON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Es el listado de series y sus correspondientes documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cadafase del archivo.
8-MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Es en el cual se explican los procedimientos a seguir para la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades en su función archivística.

9-PARTES DEL MANUAL

INTRODUCCIÓN: En la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante si
OBJETIVOS: En el cual se resumen losfines que persigue el manual (generales y/o específicos)
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD: Debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones
CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES EXTERNAS: Cartas, tele fax, comunicaciones internas, memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
DEFINICIÓN DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA YSUS CLASIFICACIONES: Institucional, personal, confidencial, definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existen en cada país.

10-DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural...