tecnologa comercial

SOFTWARE CONTABLE
1. Guía para Computarizar un Sistema Contable
Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta a factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes, la necesidad de trabajarcon miras a lograr una mayor autosuficiencia y la disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento que los necesitan.
La mayoría de las organizaciones pasan por una progresión de sistemas contables. Por lo general comienzancon un sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo computarizadas, y finalmente adoptan un sistema computarizado simple.
2. Toma de Decisión de Computarizar
La decisión de automatizar su sistema contable generalmente depende de su necesidad de contar con datos exactos, consistentes y oportunos en una diversidad de formatospara rendición de informes. El personal contable emplea demasiado tiempo en llenar las planillas manualmente y está frustrado porque no puede probar nuevas alternativas de costos empleando información nueva?
3. Examen de los Beneficios de la Computarización
La automatización de su sistema contable puede traer consigo muchos beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona unavisión panorámica rápida de los beneficios de un sistema contable computarizado que funciona bien.
 
Examen de la Computarización:
Necesidades y Beneficios
Necesidades
de los
Administradores
Beneficios de un Sistema Computarizado
Los administradores requieren información oportuna y exacta para tomar decisiones
El sistema verifica automáticamente los números de las cuentas y rechaza losdatos que no se adecuan a los criterios establecidos
Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente
Los procesos tediosos de registro se automatizan
Se pueden generar diferentes informes rápidamente cuando se solicitan
Los administradores pueden consultar el sistema para obtener información .
El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más exactos
Losadministradores deben identificar y resolver problemas
Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad, como la recaudación lenta de las CXC, la disminución de las ventas o las necesidades de efectivo.
 
Elimina la necesidad de una investigación manual de las cuentas por cobrar, que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo.
Losadministradores deben observar los datos a partir de una diversidad de perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas
Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por proveedor, por ítem comprado, por unidad, o por período de tiempo
 
El sistema puede generar informes que comparen losdatos por período, como por ejemplo año actual vs. año anterior, y proporcionar información referente a las tendencias.
La mejor capacidad para la preparación de informes permite a los administradores controlar los gastos en comparación con los ítems presupuestados, seguir con atención los saldos de las cuentas y pronosticar las necesidades futuras de flujos de caja
 
Los controles monetarios yde inventario se implementan con mayor facilidad
 
Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestación de servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera más coordinada y más consistente y pueden compartir la información entre los diversos centros de costos .
Los administradores deben cumplir con ciertos requisitos de rendición de informes y proporcionar...