tegnologo en gestion documental

CICLOS VITALES Y PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL















KATERIN BRISNAYE OSPINA OSPINA
MONICA ALEJANDRA ARANGO
SHIRLEY LOAIZA ALVAREZ

















CENTRO DE TECNOLOGIAS AGROINDUSTRIALES
SENA
TECNOLOGIA DE GESTION DOCUMENTAL (578888)
TECNOLOGIAS DE GESTION ADMINISTRTIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS
CARTAGO VALLE DEL CAUCA
05 DE FEBRERO DE 2014CICLOS VITALES Y PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

















INVESTIGACIÓN




INSTRUCTORA LIDER
ADRIANA GUZMAN BUITRAGO
TECNOLOGIA EN GESTION DOCUMENTAL







CENTRO DE TECNOLOGIAS AGROINDUSTRIALES
SENA
TECNOLOGIA DE GESTION DOCUMENTAL (578888)
TECNOLOGIAS DE GESTION ADMINISTRTIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS
CARTAGO VALLE DEL CAUCA
05 DE FEBRERO DE 2014TALLER


1. Nombre cada una de las etapas del ciclo vital del documento y explíquelas. Describa cada una de ellas ejemplificando. Realizamos un collage (consultar) para su exposición. (10 minutos para cada grupo).

2. Para la conceptualización de un programa de Gestión Documental se determinan ciertos procesos, para esta actividad elaboramos un trabajo de diapositivas muy bien sustentadopara su respectiva exposición, a cada equipo le corresponden 25 minutos, dividan ese tiempo por cada integrante.

Se tendrá en cuenta para su evaluación:

Expresión corporal
Uso de fichas didácticas
Fluidez verbal
Manejo de ayuda audiovisual
Creatividad
Manejo de la temática en general ( no se limiten a aprender sólo un tema, estudien todo porque en la exposición pueden haber cambios porparte de la instructora, así que deben tener conocimiento general.

3. Según la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos:

Defina los siguientes conceptos claves:

ARCHIVO
ARCHIVO PÚBLICO
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO
ARCHIVO TOTAL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
SOPORTE DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTO ORIGINALEstos conceptos se consignarán, además, dentro de su glosario individual.
4. Cómo está determinada la categorización de archivos? Ley 594 de 2000.

5. ¿Qué es un organigrama? Ejemplifique.

6. Qué son las unidades documentales simples y complejas. Elaborar cuadro para especificar cada una de ellas. (Anexo cartilla de ordenación).

7. Después de la revisión del Manual de Gestión Documental(Documento anexo), realizar el ejercicio de producción documental, siguiendo técnicas y normas:

Elaborar un ejemplo de cada uno de los documentos cumpliendo las normas establecidas para su producción. (Cada integrante debe realizar un ejemplo).










SOLUCIÓN


1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con supermanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental
Esos tipos de archivos son:
Archivo de gestión: En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de ladocumentación en este depende fundamentalmente del trámite de las normas internas indicadas en la TRD, para luego decidir el traslado del archivo central.
Archivo central: Recoge y custodia la documentación administrativa procedente de los archivos de gestión o de oficina, una vez transcurrido el período de permanencia en los mismos. Una vez que los expedientes han sido tramitados su uso yconsulta es menos frecuente, por lo tanto pasarán a esta fase de archivo con el fin de no acumular documentación en las oficinas, por lo general, carentes de espacio.

Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado al valor que adquiere para...