Tema 3 Sistemas Y Procedimientos Contables

 Sistemas y Procedimientos Contables
Tema Nº 3 Elementos de un Sistema de Contabilidad
Un sistema de contabilidad generalmente está compuesto de:
1. Elementos Materiales: equipos manuales, eléctricos y automatizados.
2. Elementos Humanos: personal.
3. Elementos Técnicos:
*Catálogo de Cuentas: es una lista de todas las cuentas ysus respectivos códigos que se han de emplear en la organización.
* Manual de Instrucciones: llamado Manual Contable incluye el catálogo de cuentas, el código de cuentas y las instrucciones necesarias para efectuar los registros contables.
* Gráficas o Diagramas: es la representación simbólica o pictórica de los procedimientos contables o administrativos.
* Documentos Fundamentales: los conformanlas formas administrativas o formularios que representan la fuente original de los datos.
* Libros Contables: los llamados libros de contabilidad donde se asientan las informaciones relativas a las operaciones y decisiones administrativas.
*Estados Financieros: son los informes contables, síntesis de los saldos de las cuentas que presentados debidamente ordenados en forma prefijada sirven comoelemento de información para la toma de decisiones de diferentes usuarios.
*Cédulas Analíticas: son los cuadros financieros, estadísticos o económicos que permiten analizar informaciones relativas a cuentas específicas.
*Programas de Contabilidad: denominados software o programas de contabilidad computarizados.3ero “K” Contaduría Pública
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Codificación de Datos:
La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento, asíel sistema de codificación para un catálogo de cuentas será distinto al utilizado para una lista extensa de los ítems de inventarios pero debe estar relacionado con él.
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable seríaimposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.
Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son:
1. El sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de procesamiento de información
2. Prever si los códigos serán procesados manualmente o a través de un computador.

Características básicas de unsistema de codificación
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información, dentro de estas características se encuentran:
1. Precisión del Código: significa que cada elemento debe aceptar una sola codificación correcta. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debeasignársele un solo código y éste debe ser único para esta cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.

Ejemplo: 013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández
013-22483-O José Meza

Incorrecto: 013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández013-22482-T José Meza (2)



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2. Flexibilidad: significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más...