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LOS PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA
1.Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la informacióninstitucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, enparticular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el controldel ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
2. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque losdocumentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidadnacional.
3.Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestiónadministrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros deinformación institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
4. Responsabilidad. Los servidores públicos sonresponsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos.
5. Dirección y coordinación de la funciónarchivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el...